Bên cạnh nhập kho, xuất kho cũng là một “mắt xích” quan trọng trong quản lý vận hành, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng. Mời shop khám phá chi tiết các bước xây dựng quy trình xuất hàng hiệu quả và chuyên nghiệp trong bài viết dưới đây nhé!
1. Quy trình xuất kho là gì?
Xuất kho là chuỗi các hoạt động liên quan đến việc lấy hàng hóa ra khỏi kho như lấy hàng, đóng gói và vận chuyển đến người mua. Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận liên quan để đảm bảo hàng hóa xuất đi chính xác, nhanh chóng và an toàn.
Xem thêm: Quy trình nhập kho là gì? Bí quyết xây dựng quy trình
Xuất kho là toàn bộ hoạt động lấy hàng hóa ra khỏi kho và vận chuyển tới người nhận.
2. Vì sao shop online cần có quy trình xuất kho bán hàng?
Áp dụng quy trình xuất kho bán hàng bài bản mang lại nhiều lợi ích cho chủ shop như tiết kiệm thời gian, tối ưu nguồn vốn, hạn chế thất thoát hàng hóa, nâng cao lợi thế cạnh tranh,...
- Tối ưu hóa thời gian và chi phí: Một quy trình chuẩn chỉnh giúp nhân viên xuất hàng nhanh chóng và chính xác. Từ đó rút ngắn thời gian xử lý đơn và giảm chi phí phát sinh không đáng có.
- Hạn chế thất thoát hàng hóa: Kiểm soát chặt chẽ từng bước trong quy trình xuất kho giúp chủ shop dễ dàng theo dõi số lượng hàng hóa và hạn chế mất mát, hư hỏng hay xuất nhầm hàng. Nhờ đó, shop có thể quản lý tồn kho hiệu quả và giảm rủi ro tài chính.
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Khi hàng hóa được chuẩn bị nhanh chóng, đóng gói cẩn thận và giao đi chính xác, khách hàng sẽ nhận đơn trong thời gian sớm nhất. Điều này giúp tăng tỷ lệ nhận hàng và khách hàng quay trở lại mua sắm.
- Quản lý tồn kho hiệu quả: Quy trình xuất kho bán hàng chỉn chu đảm bảo số liệu hàng hóa trên hệ thống luôn được cập nhật chính xác theo thời gian thực. Dựa vào đó, shop có thể lên kế hoạch nhập hàng mới kịp thời, tránh hết hàng đột ngột.
3. Cập nhật quy trình xuất kho hàng hóa tiêu chuẩn
Một quy trình xuất kho hàng hóa tiêu chuẩn thường gồm 6 bước là gửi yêu cầu xuất kho, xác nhận yêu cầu, kiểm tra hàng tồn kho, hoàn thiện thủ tục cần thiết, tiến hành xuất kho và cập nhật dữ liệu lên hệ thống.
Chủ shop có thể tham khảo sơ đồ quy trình xuất kho dưới đây và linh hoạt điều chỉnh phù hợp với quy mô, đặc thù kinh doanh của mình:
Sơ đồ quy trình xuất kho minh họa
3.1 Gửi yêu cầu xuất kho
Khi có đơn mới hoặc yêu cầu xuất hàng nội bộ, bộ phận bán hàng hoặc bộ phận liên quan tạo phiếu yêu cầu xuất kho. Phiếu này cần ghi rõ thông tin sản phẩm như tên hàng, mã SKU, số lượng, đơn vị tính và các ghi chú cần thiết khác.
3.2 Xác nhận yêu cầu
Bộ phận quản lý kho tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của phiếu yêu cầu xuất kho. Sau khi xác nhận các thông tin đã đầy đủ và chính xác, người quản lý sẽ phê duyệt yêu cầu rồi chuyển cho nhân viên kho để bắt đầu quá trình chuẩn bị hàng.
3.3 Kiểm tra hàng hóa tồn kho
Nhân viên kho dựa vào phiếu yêu cầu kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế trong kho. Bước này đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng xuất đi và tránh tình trạng xác nhận đơn nhưng lại hết hàng.
Nhân viên dựa trên phiếu xuất kho để kiểm tra lượng hàng tồn kho sẵn có.
3.4 Hoàn thiện thủ tục xuất kho
Sau khi lấy đủ số lượng hàng hóa theo yêu cầu, nhân viên kho tạo và in phiếu xuất kho. Đây là chứng từ quan trọng, cần được các bên liên quan ký xác nhận để làm cơ sở cho việc hạch toán và đối soát sau này.
3.5 Xuất kho
Nhân viên kho thực hiện đóng gói sản phẩm cẩn thận và bàn giao cho bộ phận vận chuyển hoặc khách hàng đến nhận trực tiếp. Quá trình bàn giao cần có sự ký nhận đầy đủ giữa hai bên để xác nhận hàng hóa đã được chuyển đi khỏi kho.
3.6 Cập nhật thông tin lên hệ thống
Kế toán kho hoặc nhân viên phụ trách cập nhật lại số lượng hàng hóa tồn kho trên hệ thống quản lý. Lưu ý rằng dữ liệu tồn kho đồng nhất giữa thực tế và sổ sách, hỗ trợ cho việc quản lý nhập xuất hàng hóa hiệu quả.
4. Chia sẻ kinh nghiệm xây dựng quy trình xuất hàng tại kho
Để xây dựng quy trình xuất hàng chuyên nghiệp và hiệu quả, chủ shop nên sắp xếp hàng hóa khoa học, có phần mềm quản lý thông minh, cập nhật dữ liệu thường xuyên, đào tạo nhân viên bài bản và tránh để người lạ vào kho.
4.1 Sắp xếp hàng hóa khoa học
Bố trí và sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học giúp nhân viên tìm kiếm và lấy hàng nhanh hơn đáng kể. Theo đó, chủ shop nên phân chia kho theo từng khu vực (theo màu sắc, chủng loại, hạn sử dụng,...) và dán nhãn rõ ràng cho từng kệ hàng.
Sắp xếp kho hàng khoa học giúp việc nhập kho hay xuất kho đều dễ dàng hơn.
4.2 Đầu tư phần mềm quản lý kho hiện đại
Sử dụng phần mềm quản lý kho tự động hóa nhiều công đoạn (như tạo phiếu xuất kho, cập nhật tồn kho,...) góp phần giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công. Đồng thời, điều này cung cấp cho chủ shop góc nhìn tổng quan về tình hình kho hàng theo thời gian thực.
4.3 Cập nhật thông tin hàng hóa lên hệ thống quản lý thường xuyên
Để đảm bảo dữ liệu kho luôn chính xác, chủ shop đừng quên đồng bộ dữ liệu đơn hàng và tồn kho định kỳ. Lưu ý rằng nếu đang sử dụng dịch vụ vận chuyển ngoài, chủ shop nên ưu tiên tìm kiếm đơn vị có hỗ trợ đồng bộ dữ liệu đơn hàng/hàng hóa tự động, chuẩn xác theo thời gian thực.
Giao Hàng NẶNG giao nhanh, giá ‘nhẹ ví’, đồng bộ dữ liệu hàng hóa siêu dễ Giao Hàng NẶNG là dịch vụ vận chuyển hàng nặng, cồng kềnh chuyên nghiệp được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại của Giao Hàng Nhanh (GHN). Dịch vụ không chỉ mang đến giải pháp giao nhận tối ưu, mà còn hỗ trợ đắc lực cho chủ shop trong việc quản lý vận hành.
Giao Hàng NẶNG hoàn thành đơn nhanh chóng với cước phí hấp dẫn, bình ổn. >> Trải nghiệm dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp và tối ưu hóa quy trình quản lý kho bằng cách đăng ký tài khoản Giao Hàng NẶNG ngay! |
4.4 Hạn chế để người lạ ra vào kho hàng
Kiểm soát chặt chẽ người ra vào kho là điều cần thiết để bảo vệ tài sản và hàng hóa của shop. Qua đó ngăn chặn từ đầu các rủi ro về mất cắp, thất thoát và đảm bảo chỉ những người có phận sự mới được tiếp cận khu vực lưu trữ hàng.
4.5 Đào tạo nhân viên chuyên nghiệp
Nhân viên là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của quy trình xuất kho. Vì vậy, chủ shop cần đầu tư đào tạo nhân viên bài bản, trong đó phải nắm vững các bước trong quy trình nhập xuất hàng hóa, hiểu rõ vai trò của mình và có thể xử lý tình huống phát sinh chuyên nghiệp.
Hy vọng những chia sẻ trên giúp chủ shop hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và cách xây dựng một quy trình xuất kho hiệu quả. Nhờ vậy, shop vận hành trơn tru, tiết kiệm chi phí và tạo dựng niềm tin với khách hàng tối đa.
Bài viết liên quan:
