Lưu kho là một công đoạn quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất khi đến tay khách hàng. Ngay bây giờ, shop hãy cùng Giao Hàng NẶNG khám phá chi tiết cách xây dựng quy trình lưu kho hiệu quả để tăng lợi thế cạnh tranh trong bài viết dưới đây nhé!
1. Lưu kho là gì?
Lưu kho là bảo quản hàng hóa trong một không gian riêng, chờ được vận chuyển đến các địa điểm khác trong chuỗi cung ứng. Quá trình này bao gồm việc tiếp nhận, sắp xếp, quản lý và xuất hàng lưu kho một cách tuần tự.
Lưu kho hiểu đơn giản là toàn bộ quá trình bảo quản hàng hóa trước khi vận chuyển.
2. Lợi ích khi shop có quy trình lưu kho rõ ràng, tối ưu
Khi nắm rõ quy trình lưu kho hàng hóa, shop có thể bảo quản sản phẩm tốt hơn, hạn chế thất thoát, quản lý tồn kho hiệu quả và đảm bảo nguồn cung ổn định.
2.1 Bảo quản hàng hóa tốt nhất
Một quy trình lưu trữ chuyên nghiệp giúp hàng hóa được bảo quản trong điều kiện lý tưởng để tránh hư hỏng. Điều này đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng luôn giữ chất lượng tốt nhất.
2.2 Hạn chế sai sót, thất thoát
Kiểm soát chặt chẽ từ khâu nhập kho đến xuất kho giảm thiểu tối đa rủi ro như mất cắp, thất lạc hay giao nhầm hàng. Nhờ đó, shop giảm chi phí phát sinh và giữ vững uy tín thương hiệu.
2.3 Quản lý tồn kho hiệu quả
Quy trình rõ ràng cho phép shop theo dõi chính xác số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực. Qua đó đưa ra quyết định nhập hàng hay xả hàng hợp lý, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều.
2.4 Đảm bảo nguồn cung hàng hóa ổn định
Quản lý kho tốt giúp shop chủ động hơn trong việc cung ứng hàng hóa, đáp ứng nhanh chóng các đơn hàng phát sinh. Điều này đặc biệt quan trọng trong các mùa mua sắm cao điểm để shop không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội kinh doanh nào.
2.5 Tối ưu chi phí, thời gian, nhân lực
Khi mọi công đoạn lưu kho được tự động hóa, người bán tiết kiệm được chi phí thuê mặt bằng, chi phí nhân công và thời gian xử lý đơn hàng. Khi ấy, chủ shop có thể dùng khoản tiền này đẩy mạnh đầu tư vào các hoạt động marketing và phát triển sản phẩm khác.
Lưu kho thông minh giúp shop tiết kiệm chi phí, nhân lực tối đa.
3. Một số dịch vụ lưu kho thông dụng hiện nay
Hiện nay, có rất nhiều dịch vụ lưu kho nhưng phổ biến nhất là kho chung, kho tự quản, kho Fulfillment và kho theo hợp đồng.
- Kho chung (Public Warehouse): Đây là hình thức cho thuê kho bãi ngắn hạn, nơi nhiều shop cùng chia sẻ một không gian và chi phí. Dịch vụ này phù hợp với các shop nhỏ, có nhu cầu lưu trữ hàng hóa theo mùa vụ hoặc không thường xuyên.
- Kho tự quản (Private Warehouse): Người bán tự sở hữu hoặc thuê dài hạn toàn bộ kho và quản lý mọi hoạt động. Hình thức này mang lại sự kiểm soát tối đa nhưng đòi hỏi chi phí đầu tư và vận hành lớn.
- Kho Fulfillment (Order Fulfillment Center): Đây là dịch vụ toàn diện bao gồm lưu kho hàng hóa, quản lý đơn hàng, đóng gói và giao hàng cho khách. Dịch vụ này giúp các shop online tự động hóa hoàn toàn khâu vận hành sau bán hàng.
- Kho hợp đồng (Contract Warehouse): Tương tự kho chung nhưng thời gian thuê dài hạn hơn (vài năm), đi kèm các dịch vụ logistics chuyên biệt theo yêu cầu của khách hàng. Hình thức này giúp shop có giải pháp kho vận ổn định mà không cần tự đầu tư.
4. Quy trình lưu kho hàng hóa
Một quy trình lưu kho hàng hóa chuẩn gồm 6 bước tiếp nhận, phân loại, sắp xếp đến quản lý tồn kho, kiểm tra và xuất hàng.
4.1 Bước 1: Tiếp nhận hàng hóa
Đây là bước đầu tiên trong quy trình lưu kho, bao gồm việc kiểm tra chứng từ, số lượng và chất lượng hàng hóa khi nhập vào. Nhân viên kho cần đối chiếu thông tin thực tế với phiếu giao hàng để đảm bảo tính chính xác trước khi đưa vào kho.
Nhân viên kho cần đối chiếu hàng hóa thực tế với thông tin trên phiếu nhập kho.
4.2 Bước 2: Phân loại và lưu trữ hàng hóa
Sau khi tiếp nhận, hàng hóa phân loại dựa trên các tiêu chí như chủng loại, kích thước hoặc tính chất sản phẩm. Đây là cơ sở để sắp xếp hàng hóa vào các khu vực lưu trữ phù hợp.
4.3 Bước 3: Sắp xếp hàng hóa
Hàng hóa được sắp xếp lên kệ theo một sơ đồ kho đã thiết kế sẵn, đảm bảo khoa học và dễ tìm kiếm. Các phương pháp sắp xếp kho phổ biến như FIFO (Nhập trước - Xuất trước) hay LIFO (Nhập sau - Xuất trước) thường được áp dụng ở bước này.
4.4 Bước 4: Quản lý tồn kho
Sử dụng phần mềm quản lý kho cập nhật liên tục số lượng hàng nhập, xuất, tồn,... Việc này giúp theo dõi chính xác lượng tồn kho, tránh tình trạng hết hàng đột ngột hoặc tồn đọng vốn quá lâu.
Quản lý tồn kho là một bước không thể thiếu trong quy trình lưu kho hàng hóa.
4.5 Bước 5: Kiểm tra hàng hóa định kỳ
Thực hiện kiểm kê kho định kỳ để đối chiếu số liệu trên hệ thống và thực tế. Quá trình này giúp phát hiện sớm các sai sót, thất thoát và đảm bảo chất lượng hàng lưu kho luôn được duy trì ở mức cho phép.
4.6 Bước 6: Xuất hàng và giao hàng
Khi có đơn, nhân viên lấy hàng theo phiếu xuất kho, kiểm tra lại thông tin, đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Toàn bộ quá trình cần được ghi nhận trên hệ thống để cập nhật lại số lượng tồn kho.
5. Các chi phí lưu trữ hàng hóa phổ biến
Khi sử dụng dịch vụ lưu kho, shop cần nắm rõ các loại chi phí cơ bản để dự trù ngân sách hiệu quả như phí quản lý, phí nhập/xuất kho, phí lưu kho và phí phát sinh khác.
- Phí quản lý: Đây là chi phí cố định hàng tháng chi trả cho việc quản lý, vận hành kho và nhân sự.
- Phí nhập/xuất kho: Chi phí này tính trên số lượng hàng hóa được xử lý mỗi khi nhập vào hoặc xuất ra khỏi kho.
- Phí lưu kho: Đây là chi phí thuê không gian lưu trữ hàng hóa, thường tính trên mét khối (CBM) hoặc số pallet hàng hóa.
- Phí phát sinh khác: Một số dịch vụ cộng thêm như đóng gói lại hàng hóa, dán tem nhãn, hoặc xử lý hàng hóa quá khổ có thể phát sinh thêm chi phí.
Chi phí lưu kho có thể gồm phí quản lý, phí xuất/nhập kho, phí lưu kho và phụ phí khác.
6. Hướng dẫn lưu kho hàng hóa hiệu quả, tránh sai sót
Để lưu kho hàng hóa tối ưu, bên cạnh một quy trình chuyên nghiệp, shop hãy liên kết với một đơn vị vận chuyển uy tín, sử dụng phần mềm quản lý hiện đại, chọn phương pháp quản lý kho thích hợp và đào tạo nhân viên bài bản.
6.1 Lựa chọn dịch vụ lưu kho tin cậy
Chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín là yếu tố then chốt giúp người bán yên tâm về chất lượng bảo quản và quy trình vận hành kho. Một số tiêu chí shop nên cân nhắc là công nghệ quản lý, chi phí, hệ thống an ninh, trang thiết bị,...
Đối với shop kinh doanh hàng cồng kềnh, dịch vụ Fulfillment của Giao Hàng NẶNG là một giải pháp toàn diện đáng cân nhắc. Dịch vụ này không chỉ giúp lưu kho an toàn, mà còn đảm nhiệm toàn bộ quá trình xử lý đơn hàng. Toàn bộ quy trình này đều có sự giúp sức từ công nghệ và trí tuệ nhân tạo, đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng.
Ngoài ra, Giao Hàng NẶNG mang đến giải pháp vận chuyển tối ưu với cước phí cạnh tranh, chỉ từ 4.000 đồng/kg cho 20kg đầu và 3.500 đồng/kg cho những kg tiếp theo. Thời gian giao hàng nhanh chóng, chỉ từ 1 đến 4 ngày tùy thuộc vào khu vực gửi và nhận. Đặc biệt, chính sách bồi thường minh bạch lên đến 5 triệu đồng giúp shop hoàn toàn an tâm khi gửi gắm những kiện hàng giá trị cao.
Giao Hàng NẶNG đạt đúng cam kết về thời gian giao hàng và cước phí ổn định để shop an tâm bán hàng.
>> Trải nghiệm ngay dịch vụ chuyên nghiệp và tối ưu chi phí bằng cách đăng ký tài khoản Giao Hàng NẶNG nhé!
6.2 Sử dụng phần mềm quản lý kho hiện đại
Ứng dụng công nghệ vào quản lý kho giúp tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu sai sót do con người và cung cấp dữ liệu chính xác theo thời gian thực. Phần mềm quản lý kho cho phép shop theo dõi tồn kho, quản lý đơn hàng và tạo báo cáo chỉ với vài cú nhấp chuột.
6.3 Quản lý hàng tồn kho tốt
Chủ shop cân nhắc thực hiện các phương pháp dự báo nhu cầu và đặt ra mức tồn kho an toàn để tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức. Đồng thời, shop đừng quên phân tích dữ liệu bán hàng thường xuyên để đưa ra các quyết định nhập hàng hoặc thanh lý chính xác hơn.
6.4 Chọn phương pháp quản lý kho phù hợp
Tùy đặc thù sản phẩm, người bán áp dụng các phương pháp sắp xếp và xuất kho phù hợp như FIFO (cho hàng có hạn sử dụng) hoặc LIFO. Hơn nữa, bố trí sơ đồ kho khoa học cũng giúp tối ưu hóa không gian và rút ngắn thời gian lấy hàng.
6.5 Đào tạo nhân viên bài bản
Con người là yếu tố quyết định sự thành công của quy trình, vì vậy việc đào tạo nhân viên kho một cách bài bản là vô cùng cần thiết. Người bán đảm bảo rằng mọi nhân viên đều nắm vững quy trình, biết cách sử dụng thiết bị và tuân thủ các quy định an toàn lao động.
Tóm lại, việc xây dựng một quy trình lưu kho chuyên nghiệp là nền tảng vững chắc cho sự phát triển của mọi shop. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích giúp chủ shop tối ưu hóa hoạt động quản lý kho và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
