Hóa đơn vận chuyển là một chứng từ quan trọng đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa giữa người bán và người mua diễn ra thuận lợi. Vì vậy, người bán cần nắm rõ quy định mới nhất về loại giấy tờ này để hỗ trợ khách hàng kịp thời. Hãy cùng xem chi tiết thông tin cần biết về loại hóa đơn này trong bài viết dưới đây.
1. Hóa đơn vận chuyển là gì?
Hóa đơn vận chuyển (hay hoá đơn cước vận chuyển) là chứng từ bên cung cấp dịch vụ giao hàng lập ra nhằm xác nhận hoạt động giao - nhận hàng hóa giữa người bán và người mua. Đây được xem là cơ sở pháp lý quan trọng ghi nhận thông tin dịch vụ, làm căn cứ cho việc thanh toán và giải quyết vấn đề phát sinh nếu có.
Hóa đơn vận chuyển là một loại chứng từ không thể thiếu khi shop bán hàng online.
2. Quy định mới nhất về hóa đơn vận chuyển 2025
Theo quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, xuất hóa đơn vận tải có một số thay đổi quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ. Đó là minh bạch hóa thông tin và tăng cường quản lý của cơ quan thuế. Cụ thể như sau:
2.1 Bắt buộc cung cấp thông tin về biển số xe vận tải hàng hóa
Trên hóa đơn bắt buộc thể hiện thông tin biển kiểm soát phương tiện vận chuyển hàng hóa. Quy định này nhằm mục đích giúp cơ quan chức năng dễ dàng quản lý, giám sát hoạt động vận chuyển và kiểm soát nguồn gốc hàng hóa lưu thông trên đường.
2.2 Bắt buộc ghi rõ hành trình vận chuyển
Hoá đơn cước vận chuyển cũng phải ghi rõ thông tin hành trình vận chuyển, bao gồm vị trí điểm đi và điểm đến. Điều này giúp tăng tính minh bạch, hỗ trợ người bán và cơ quan thẩm quyền theo dõi, quản lý lộ trình di chuyển hàng hóa một cách hiệu quả hơn.
2.3 Bắt buộc cung cấp thông tin chi tiết về người gửi và hàng hóa
Thông tin chi tiết về người gửi, người nhận, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền cần được thể hiện đầy đủ trên hóa đơn. Việc này đảm bảo tính chính xác của giao dịch và là cơ sở để giải quyết tranh chấp hoặc khiếu nại liên quan.
2.4 Bên thứ ba có thể lập hóa đơn nếu được ủy quyền
Pháp luật cho phép đơn vị vận tải ủy quyền bằng văn bản cho một bên thứ ba (như sàn giao dịch thương mại điện tử hoặc công ty logistics) lập hóa đơn. Quy định này tạo điều kiện linh hoạt cho các mô hình kinh doanh hiện đại, nhờ vậy tối ưu hóa quy trình xuất hóa đơn.
2.5 Bắt buộc phải tạo hóa đơn điện tử qua máy tính tiền nếu doanh thu trên 1 tỷ đồng
Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh trong lĩnh vực vận tải có tổng doanh thu năm trước liền kề từ 01 tỷ đồng trở lên phải sử dụng hoá đơn vận chuyển điện tử có mã của cơ quan thuế, được khởi tạo từ máy tính tiền. Điều này nằm trong lộ trình chuyển đổi số của ngành thuế giúp quản lý doanh thu chặt chẽ, tránh sai sót.
Người bán có doanh thu trên 01 tỷ đồng bắt buộc xuất hóa đơn điện tử gắn mã của cơ quan thuế.
3. Thời điểm xuất hóa đơn cước vận chuyển theo Nghị định 70
Thời điểm lập hóa đơn vận chuyển được xác định khi hoàn thành bước cung ứng dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa. Ví dụ, khi công ty vận tải hoàn thành khâu giao lô hàng cho khách vào ngày 20/07/2025, hóa đơn phải được lập ngay trong ngày 20/07/2025. Nếu sau khoảng thời gian này, bên vận chuyển phải nộp phạt.
4. Điều kiện xuất hóa đơn vận tải là gì?
Một số điều kiện cần đáp ứng để xuất hóa đơn vận chuyển hàng hóa thành công là:
- Doanh nghiệp phải có giấy phép kinh doanh ngành nghề vận tải hàng hóa.
- Doanh nghiệp cần đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ.
- Doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế.
5. Cập nhật mẫu hóa đơn vận tải điện tử thông dụng hiện nay
Dưới đây là hình ảnh mẫu hóa đơn mới nhất mà chủ shop có thể tham khảo để tuân thủ đúng quy định pháp luật:
6. Hướng dẫn xuất hóa đơn vận chuyển mới nhất
Các bước xuất hóa đơn vận tải đúng chuẩn như sau:
- Bước 1: Đăng nhập hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị vận chuyển cung cấp.
- Bước 2: Chọn chức năng “Lập hóa đơn mới” và chọn loại hóa đơn GTGT.
- Bước 3: Điền đầy đủ và chính xác thông tin trên hóa đơn yêu cầu.
- Bước 4: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập để đảm bảo không có sai sót.
- Bước 5: Ký số bằng chữ ký số điện tử (token) và phát hành hóa đơn.
Bên cạnh xuất hóa đơn trực tuyến nhanh chóng và miễn phí đúng quy định kể trên, khách hàng lựa chọn dịch vụ vận chuyển của Giao Hàng NẶNG còn có cơ hội nhận được những quyền lợi sau:
- Cước phí nhẹ ví, minh bạch: Bảng giá Giao Hàng NẶNG minh bạch với chủ shop từ đầu, không phát sinh phụ phí ngoài dự kiến. Trong đó, mọi đơn đều được tính 4.000 đồng/kg cho 20kg đầu tiên và thêm 3.500 đồng/kg cho những kg tiếp theo.
- Cam kết hoàn thành đơn nhanh chóng: Với mạng lưới trên 1.000 bưu cục rộng khắp cả nước, hơn 52 kho bãi và hệ thống phân loại tự động, quy trình vận hành chuyên nghiệp, công ty Giao Hàng NẶNG đảm bảo giao hàng nhanh chóng và đúng hẹn. Cụ thể, thời gian hoàn thành đơn khoảng 1 - 4 ngày tùy điểm đến.
- Có nhiều quyền lợi miễn phí: Khách hàng còn được hưởng nhiều chính sách miễn phí hấp dẫn như: miễn phí lấy hàng, miễn phí kê khai giá trị hàng hóa, miễn phí đối soát COD,... Điều này giúp shop tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành và gia tăng lợi nhuận.
- Chính sách bồi thường thỏa đáng: Giao Hàng NẶNG xây dựng chính sách bồi thường rõ ràng, minh bạch (lên đến 5 triệu đồng) để bảo vệ quyền lợi khách hàng khi có sự cố xảy ra. Hơn nữa, mọi khiếu nại về hư hỏng hay mất mát hàng hóa đều được xử lý nhanh chóng và thỏa đáng.
Giao Hàng NẶNG đồng hành cùng shop trong khâu vận chuyển mọi đơn hàng nặng ký, cồng kềnh.
>> Còn chờ gì nữa mà không trải nghiệm dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp, tiết kiệm và an toàn bằng cách đăng ký tài khoản Giao Hàng NẶNG!
7. Hình thức xử phạt khi không cung cấp hóa đơn vận tải
Theo quy định pháp luật, không lập hóa đơn ngay khi cung cấp dịch vụ vận tải có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt lên đến 50 triệu đồng. Hơn thế, mức phạt tăng dần tương ứng với giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ chưa xuất hóa đơn.
Trên đây là tất cả thông tin hữu ích nhất giúp người bán hiểu rõ hơn về hóa đơn vận chuyển. Chủ shop hãy tuân thủ đúng theo những quy định này, không chỉ tránh được các rủi ro pháp lý, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.
Bài viết liên quan:
