Đối soát vận chuyển là một bước quan trọng trong công việc quản lý kinh doanh hàng ngày. Tuy nhiên, nhiều shop chưa biết cách đối soát và quản lý tài chính hiệu quả nên nguy cơ hụt vốn rất cao. Mời shop tìm hiểu đối soát vận chuyển là gì và cách tối ưu vận hành trong bài viết này nhé!
1. Đối soát vận chuyển là gì?
Đối soát vận chuyển là quá trình so sánh, kiểm tra và xác nhận dữ liệu liên quan đến giá trị đơn hàng giữa người bán và đơn vị vận chuyển. Công thức tính tiền đối soát là tổng tiền thu hộ (COD) trừ đi tổng phí dịch vụ vận chuyển.
Khi thực hiện đối soát vận chuyển, chủ shop nên chú ý những yếu tố sau:
- Số lượng đơn hàng: Shop cần kiểm tra tổng số lượng đơn đã gửi đi có khớp với số lượng đơn được ghi nhận trên hệ thống đơn vị vận chuyển không. Qua đó đảm bảo không có đơn hàng nào bị thất lạc hoặc bỏ sót trong quá trình xử lý.
- Tình trạng giao nhận: Người bán nên đối chiếu trạng thái từng đơn hàng (như đã giao thành công, đang giao, đã hoàn về hoặc đang chờ xử lý). Điều này giúp shop nắm bắt chính xác tiến độ giao hàng và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
- Số tiền thu hộ (COD): Đây là yếu tố cho shop xác nhận tổng số tiền thu hộ từ các đơn hàng giao thành công có khớp với số liệu của bên vận chuyển hay không. Nhờ thế tránh thất thoát doanh thu cho cửa hàng.
- Chi phí vận chuyển: Shop phải kiểm tra lại toàn bộ chi phí vận chuyển cho mỗi đơn hàng, bao gồm phí giao hàng, phí hoàn hàng và các phụ phí khác (nếu có). Việc này đảm bảo các chi phí được tính toán đúng theo bảng giá đã thỏa thuận ban đầu.
- Các khoản khác: Ngoài các yếu tố trên, người bán hãy đối soát thêm các khoản phí phát sinh như phí bảo hiểm hàng hóa, phí thay đổi thông tin đơn hàng hay các loại phụ phí khác. Qua đó giúp shop kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.
2. Vì sao người bán nên hiểu rõ đối soát vận chuyển?
Người bán nên hiểu rõ về đối soát vận chuyển để kiểm soát chính xác dòng tiền, phát hiện kịp thời các sai sót và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác vận chuyển.
- Nắm rõ lịch đối soát và số tiền nhận về giúp chủ shop chủ động trong việc quản lý tài chính và tái đầu tư.
- Quy trình đối soát chi tiết hỗ trợ người bán nhanh chóng phát hiện chênh lệch về tiền thu hộ, phí vận chuyển hay tình trạng đơn hàng.
- Kiểm tra kỹ lưỡng đảm bảo shop nhận đủ số tiền COD và không phải trả các khoản phí vô lý, bảo vệ lợi nhuận kinh doanh.
- Thường xuyên đối soát vận chuyển giúp shop đánh giá được mức độ tin cậy và minh bạch của đơn vị vận chuyển đang hợp tác.
Đối soát COD thường xuyên giúp shop nắm rõ tình hình tài chính hiện tại để kịp thời thay đổi kế hoạch bán hàng, quảng cáo,...
3. Quy trình đối soát COD với bên vận chuyển
Quy trình đối soát COD với bên vận chuyển bao gồm 4 bước cơ bản:
Bước 1 - Đối chiếu vận đơn và trạng thái:
Đây là bước đầu tiên, shop cần so sánh danh sách các đơn hàng đã hoàn thành trên hệ thống với dữ liệu báo cáo từ đơn vị vận chuyển. Điều này nhằm đảm bảo sự thống nhất về số lượng và trạng thái đơn hàng giữa hai bên.
Bước 2 - Xác định tiền thu hộ (COD):
Ở bước này, shop tính toán tổng số tiền thu hộ từ các đơn hàng đã được xác nhận giao thành công và đủ điều kiện thanh toán. Kết quả này phải khớp hoàn toàn với báo cáo của đơn vị vận chuyển trước khi tiến hành các bước tiếp theo.
Bước 3 - Cấn trừ chi phí dịch vụ:
Sau khi xác định tổng tiền COD, hệ thống tự động trừ đi tất cả các khoản chi phí mà shop cần thanh toán cho đơn vị vận chuyển. Các chi phí này bao gồm phí vận chuyển, phí thu hộ, phí hoàn hàng và các khoản phụ phí khác đã phát sinh.
Bước 4 - Thanh toán tiền COD:
Đây là bước cuối cùng, đơn vị vận chuyển chuyển khoản số tiền còn lại qua số tài khoản người bán đã cung cấp. Thời gian hoàn tiền được thực hiện theo lịch đối soát định kỳ đã được hai bên thống nhất từ trước.
4. Vấn đề thường gặp khi đối soát vận chuyển hàng nặng/cồng kềnh
Khi đối soát vận chuyển hàng nặng hoặc cồng kềnh, shop thường gặp phải một số vấn đề sai lệch về phí cân nặng quy đổi và các rủi ro liên quan đến bồi thường hàng hóa hư hỏng.
4.1. Sai phí cân nặng quy đổi
Đơn vị vận chuyển thường tính phí theo mức cân nặng lớn hơn, giữa cân nặng thực tế và cân nặng quy đổi (tính theo kích thước thể tích). Đối với hàng nặng/cồng kềnh, cân nặng quy đổi thường lớn hơn cân nặng thực tế, do đó rất dễ xảy ra thâm hụt nếu đối soát không kỹ.
Xem thêm: Cách tính khối lượng hàng hóa nặng, cồng kềnh chi tiết
4.2. Rủi ro về bồi thường và xử lý hàng hư hỏng
Do tính chất cồng kềnh, các đơn hàng này dễ bị hư hỏng hoặc thất lạc nên việc đối soát không chỉ dừng lại ở tiền COD và phí ship, mà còn phải theo dõi chặt chẽ các trường hợp phát sinh sự cố. Shop cần đối chiếu các quy định về bảo hiểm hàng hóa và mức bồi thường tối đa của đơn vị vận chuyển để không bỏ sót quyền lợi bồi thường.
Hàng hóa hoàn về bị hư hỏng, thất thoát là một vấn đề khiến shop hụt vốn khá phổ biến.
Nhìn chung, shop cần xây dựng quy trình đối soát chi tiết và ưu tiên làm việc với đối tác vận chuyển có hệ thống báo cáo minh bạch. Điều này giúp hạn chế tối đa sai sót không đáng có và bảo vệ quyền lợi tài chính của doanh nghiệp.
5. Giao Hàng NẶNG - Giao hàng nhanh, đối soát COD linh hoạt
Giao Hàng NẶNG không chỉ hỗ trợ giao hàng nhanh, an toàn; mà còn giúp chủ shop tối ưu tài chính với dịch vụ thu hộ COD MIỄN PHÍ và lịch đối soát COD linh hoạt. Điều này tạo điều kiện cho người bán xoay vòng vốn và hạn chế thâm hụt hiệu quả.
Bên cạnh đó, Giao Hàng NẶNG còn mang đến nhiều lợi ích vượt trội khác:
- Giao hàng siêu nhanh: Dịch vụ giao hàng siêu nhanh đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển, đảm bảo hoàn thành đơn trong 1 - 3 ngày. Điều này có được nhờ Giao Hàng NẶNG sở hữu hệ thống phân loại tự động 100% và ứng dụng công nghệ AI để tối ưu hóa toàn bộ quy trình xử lý hàng hóa.
- Giá cước cạnh tranh: Giao Hàng NẶNG cung cấp cước phí 4.000đ/kg cho 20kg đầu tiên và thêm 3.500 đồng/kg cho những kg tiếp theo. Nhờ thế, người bán thuận lợi tính toán chi phí kinh doanh, chuẩn bị đủ vốn cần thiết.
- Đội ngũ shipper chuyên nghiệp, hỗ trợ nhiệt tình: Đội ngũ tài xế giàu kinh nghiệm cùng quy trình vận hành chuyên nghiệp đảm bảo hàng hóa được lấy và giao tận nơi với tốc độ siêu nhanh. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa vận hành cho shop.
- Chính sách hỗ trợ người bán, doanh nghiệp hấp dẫn: Giao Hàng NẶNG cung cấp nhiều chính sách hỗ trợ thiết thực như lấy hàng tận nơi, hỗ trợ thu hồi chứng từ, giao lại đơn khi lần đầu không thành công,... Tất cả nhằm mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của các đối tác.
Giao Hàng NẶNG không chỉ có cước phí tốt, mà còn mang lại nhiều quyền lợi hữu ích cho shop như lấy hàng tận nhà, miễn phí thu hộ COD,...
Đăng ký ngay dịch vụ của Giao Hàng NẶNG để trải nghiệm giải pháp vận chuyển hàng nặng tối ưu và quy trình đối soát minh bạch!
6. Một số thắc mắc thường gặp về đối soát vận chuyển
Dưới đây là lời giải đáp cho một số thắc mắc thường gặp liên quan đến đối soát vận chuyển mà chủ shop nên biết:
6.1. Lưu ý gì khi đối soát COD hàng nặng, hàng cồng kềnh?
Khi đối soát COD hàng nặng, người bán đặc biệt chú ý đối chiếu mức cân nặng dùng để tính phí trong báo cáo với cân nặng thực tế và cân nặng quy đổi đã ước tính, đồng thời kiểm tra kỹ các khoản phụ phí phát sinh. Tốt nhất, shop hãy tận dụng các công cụ ước tính trên App/Web của đơn vị vận chuyển để tải báo cáo chi tiết, thực hiện kiểm tra định kỳ và liên hệ ngay với bộ phận hỗ trợ nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào về phí ship hay tiền COD.
6.2. Bao lâu thì tôi nhận được tiền đối soát COD từ Giao Hàng NẶNG?
Số tiền thu hộ được chuyển khoản đều đặn từ thứ 2 đến thứ 6 hằng tuần. Vì vậy shop có thể yên tâm về dòng tiền và kiểm tra tài khoản ngân hàng vào các ngày làm việc trong tuần.
Bài viết trên đây đã cung cấp tất cả kiến thức hữu ích về đối soát vận chuyển, đặc biệt là với các mặt hàng nặng, cồng kềnh. Chủ shop hãy nắm rõ những thông tin này để tính toán lợi nhuận chính xác và xoay vòng vốn hiệu quả.
Bài viết liên quan:
