Chuyển hoàn hàng hóa là một vấn đề nan giải, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và uy tín của shop. Có rất nhiều nguyên nhân gây ra tình trạng này, đòi hỏi người bán phải nắm rõ để có hướng xử lý phù hợp. Hãy tìm hiểu chuyển hoàn là gì và những thông tin hữu ích liên quan trong bài viết bên dưới.
1. Chuyển hoàn là gì?
Chuyển hoàn là thuật ngữ chỉ tình trạng đơn hàng không được giao thành công và được trả về cho người gửi (chủ shop). Tình trạng này thường xảy ra khi đơn vị vận chuyển đã cố gắng phát hàng nhưng người nhận không thể lấy hàng sau nhiều lần.
Chuyển hoàn là tình trạng đơn hoàn lại về shop, thường vì khách không nhận hàng.
2. Vì sao đơn hàng bị chuyển hoàn?
Có nhiều lý do khiến đơn hàng hoàn trả như: người mua không nghe máy, từ chối nhận hàng, hoặc thông tin giao hàng không chính xác. Hãy cùng phân tích chi tiết từng nguyên nhân cụ thể bên dưới để có cái nhìn tổng quan nhất:
2.1. Người mua không nghe máy nhiều lần hoặc từ chối nhận hàng
Đây là nguyên nhân phổ biến nhất, khi nhân viên giao hàng gọi điện nhiều lần nhưng người mua không bắt máy hoặc cố tình không nghe để từ chối nhận hàng. Một số trường hợp khác, khách hàng thay đổi ý định mua sắm và trực tiếp từ chối nhận khi shipper liên hệ.
Xem thêm: Làm gì khi khách đặt hàng không lấy? Cách hạn chế tối đa
2.2. Người mua hẹn giao hàng nhiều lần
Nhiều người hẹn lại ngày giao không ít lần do bận rộn hoặc chưa chuẩn bị đủ tiền thanh toán. Tuy nhiên, việc hẹn giao lại quá số lần quy định của đơn vị vận chuyển khiến đơn tự động bị hoàn về shop.
2.3. Người mua không có mặt tại nơi nhận trong nhiều ngày, dẫn đến hết thời gian giữ hàng
Không ít người mua vắng mặt tại địa chỉ nhận hàng dài ngày nên tạm thời không thể nhận đơn. Khi đó, đơn hàng sẽ tự động hoàn trả ngay về shop.
2.4. Thông tin người nhận không chính xác
Thông tin người nhận bị sai hoặc thiếu sót là một trong những lý do hàng đầu khiến nhân viên không thể giao hàng thành công. Nếu người bán chưa kịp thời cập nhật thông tin chính xác, đơn hàng buộc phải chuyển hoàn.
Người bán cung cấp sai hoặc thiếu thông tin người nhận có thể dẫn tới hoàn hàng.
2.5. Người bán yêu cầu giữ lại đơn hàng
Đôi khi, người bán là bên yêu cầu đơn vị vận chuyển tạm dừng hoặc hoàn trả đơn. Điều này có thể xảy ra khi shop phát hiện sai sót về sản phẩm (như nhầm mẫu hay lỗi kỹ thuật) hoặc có thỏa thuận riêng với khách hàng.
Xem thêm: Bom hàng là gì? Cách xử lý và phòng tránh hiệu quả
3. Ai sẽ chi trả phí chuyển hoàn?
Quyết định người bán hay người mua trả phí chuyển hoàn phụ thuộc vào thỏa thuận giữa đôi bên hoặc với đơn vị vận chuyển. Tuy nhiên, thông thường người gửi sẽ chịu trách nhiệm thanh toán theo chính sách đã cam kết.
4. Khó khăn của người bán khi chuyển hoàn hàng nặng ký, cồng kềnh
Đối với mặt hàng nặng ký, cồng kềnh, chuyển hoàn gây nhiều khó khăn và tốn kém như: chi phí hoàn hàng lớn, rủi ro hư hỏng, thời gian xử lý chậm và tốn nhân lực kiểm tra.
- Chi phí hoàn hàng lớn: Chi phí chuyển hoàn hàng nặng ký, cồng kềnh luôn cao hơn nhiều so với hàng thông thường. Vì hầu hết đơn vị vận chuyển đều tính cước dựa trên trọng lượng và quãng đường vận chuyển.
- Rủi ro hàng hư hỏng trong quá trình chuyển hoàn: Quá trình vận chuyển hai chiều (từ shop đến khách và từ kho hoàn về shop) với nhiều lần bốc dỡ làm tăng đáng kể nguy cơ hàng hóa bị móp méo, trầy xước, hoặc thậm chí hư hỏng nặng.
- Thời gian xử lý chậm: Quy trình xử lý chuyển hoàn cho hàng nặng thường phức tạp hơn, đòi hỏi phương tiện vận tải chuyên dụng và quy trình kiểm kê kỹ lưỡng. Điều này dẫn đến thời gian hàng về đến kho shop bị kéo dài, làm chậm vòng quay vốn.
- Tốn nhân lực kiểm tra: Khi lô hàng hoàn về, shop cần bố trí nhiều nhân lực để thực hiện bốc dỡ, kiểm tra sản phẩm, phân loại và nhập lại kho. Công việc này đặc biệt tốn thời gian và công sức đối với mặt hàng có giá trị cao hoặc cần kiểm tra kỹ thuật.
Hoàn hàng để lại nhiều ảnh hưởng không tốt với doanh thu và uy tín của shop.
5. Khi nào shop nhận được đơn hàng chuyển hoàn?
Thời gian shop nhận lại đơn hàng chuyển hoàn phụ thuộc vào hai yếu tố: quy trình xử lý của đơn vị vận chuyển và thời gian cụ thể để bưu kiện quay về. Cùng tìm hiểu chi tiết về các yếu tố này để chủ shop chủ động hơn trong việc quản lý hàng hóa:
5.1. Quy trình hoàn hàng của đơn vị vận chuyển
Mỗi đơn vị vận chuyển sẽ có một quy trình xử lý hàng hoàn riêng, nhưng nhìn chung đều bao gồm các bước: xác nhận tình trạng đơn, cập nhật trạng thái lên hệ thống và tiến hành hoàn trả về người gửi. Thời gian xử lý có thể mất vài ngày đến vài tháng tùy thuộc vào chính sách và năng lực vận hành của từng đơn vị.
Giao Hàng NẶNG cùng shop giảm ‘gánh nặng’ kinh tế khi hàng hoàn Giao Hàng NẶNG là dịch vụ được Công ty Cổ phần Dịch vụ Giao Hàng Nhanh phát triển chuyên biệt cho shop chuyên doanh hàng nặng ký, cồng kềnh. Dịch vụ này mang đến giải pháp vận tải hàng hóa tối ưu với nhiều chính sách hỗ trợ giúp người bán giảm thiểu rủi ro và chi phí khi có đơn hàng bị chuyển hoàn.
Trước khi hoàn, Giao Hàng NẶNG luôn sẵn sàng hỗ trợ giao lại đơn lần nữa với cước phí thấp giúp shop tăng cơ hội giao thành công. Chính sách này đặc biệt hữu ích trong trường hợp khách không nghe máy hoặc hẹn lại ngày nhận. Nếu vẫn không thể giao được, đơn vị sẽ nhanh chóng hoàn lại hàng đầy đủ số lượng, nguyên vẹn và chỉ lấy phí 50% phí chiều đi.
Nếu hàng hóa bị hư hỏng hoặc thất lạc do lỗi từ phía Giao Hàng NẶNG, đơn vị có chính sách bồi thường rõ ràng, minh bạch lên đến 100% giá trị hàng hóa (Xem chi tiết). Điều này giúp đảm bảo quyền lợi tối đa và tạo sự an tâm cho người bán khi sử dụng dịch vụ.
Giao Hàng NẶNG hỗ trợ giao lại hoặc hoàn hàng nhanh chóng về shop. |
5.2. Thời gian shop nhận lại bưu kiện chuyển hoàn
Thời gian shop nhận lại bưu kiện chuyển hoàn dao động vài ngày đến vài tuần làm việc, tùy thuộc vào khoảng cách địa lý giữa người nhận và người gửi cũng như chính sách của từng bên vận chuyển. Đối với các đơn hàng nội tỉnh, thời gian có thể nhanh hơn so với các đơn liên tỉnh hoặc đến các khu vực vùng sâu vùng xa.
6. Bí quyết giúp shop hạn chế tình trạng chuyển hoàn
Sau khi hiểu rõ chuyển hoàn là gì, chắc hẳn shop mong muốn tìm cách giảm thiểu tỷ lệ này. Bên dưới là các gợi ý hữu ích cho người bán tham khảo:
6.1. Cung cấp thông tin giao hàng chính xác
Chủ shop đảm bảo thông tin người nhận được ghi đầy đủ và chính xác. Điều này giúp giảm thiểu tối đa các trường hợp giao hàng thất bại do sai sót thông tin.
6.2. Xác nhận đơn hàng với người mua
Trước khi đóng gói và gửi hàng, shop nên gọi điện hoặc nhắn tin xác nhận đơn hàng với người mua lần nữa. Nhờ đó không chỉ giúp kiểm tra lại thông tin giao hàng chuẩn xác, mà còn là cơ hội để chắc chắn rằng khách hàng vẫn còn nhu cầu mua sản phẩm.
6.3. Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, giao hàng nhanh chóng
Tốc độ giao hàng là một trong những yếu tố “then chốt” ảnh hưởng đến quyết định nhận hàng của khách, bởi không ai muốn chờ đợi quá lâu. Do đó, để tránh tình trạng hủy đơn vì giao hàng chậm trễ, chủ shop nên chọn đơn vị vận chuyển uy tín, cam kết về thời gian vận chuyển toàn trình nhanh chóng.
Giao Hàng NẶNG - Giải pháp vận chuyển hàng cồng kềnh, nặng ký cước phí hấp dẫn, nhiều ưu đãi hữu ích Dịch vụ Giao Hàng NẶNG tự hào mang đến thời gian vận chuyển siêu tốc cho các kiện hàng nặng ký, cồng kềnh. Ngoài ra, dịch vụ còn cho phép điều chỉnh lịch trình giao hàng linh hoạt theo yêu cầu, đảm bảo hàng giao tận nơi đúng hẹn và giảm thiểu tỷ lệ chuyển hoàn tối đa.
Giao Hàng NẶNG mang đến bảng giá hợp lý, chỉ từ 4.000đ/kg cho 20kg đầu tiên và thêm 3.500 đồng/kg cho những kg tiếp theo. Nhờ đó, doanh nghiệp và chủ shop tối ưu chi phí vận hành hiệu quả, tăng tính cạnh tranh.
Giao Hàng NẶNG đồng giá 4.000 đồng/kg cho 20kg đầu tiên giúp shop dễ ước lượng phí vận chuyển cho mỗi đơn hàng.
Dịch vụ chấp nhận vận chuyển đa dạng hàng hóa từ nội thất, điện máy, xe máy cho đến các kiện công nghiệp trọng lượng lớn. Điều này có được nhờ Giao Hàng NẶNG đầu tư hơn 1.500 xe tải đa dạng tải trọng với hệ thống xử lý đơn thông minh, tự động 100%.
Giao Hàng NẶNG có mạng lưới trên 1.000 bưu cục trải dài khắp 34 tỉnh thành cùng app/web hiện đại, tích hợp công nghệ AI. Điều này giúp việc gửi hàng và theo dõi đơn hàng trở nên vô cùng thuận tiện và dễ dàng.
Đội ngũ shipper của Giao Hàng NẶNG được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp, luôn tận tình hỗ trợ khách hàng trong quá trình giao nhận. Thái độ phục vụ chu đáo cũng là một điểm cộng giúp tăng trải nghiệm tích cực cho người mua. Đăng ký ngay dịch vụ Giao Hàng NẶNG để trải nghiệm giải pháp vận chuyển hàng nặng toàn diện và tối ưu nhất cho shop! |
6.4. Yêu cầu đặt cọc tiền mua hàng
Đối với đơn có giá trị cao hoặc đặt trước theo yêu cầu, người bán nên yêu cầu khách đặt cọc một phần giá trị đơn hàng. Điều này không chỉ giúp bù đắp một phần chi phí nếu đơn bị hoàn, mà còn giúp sàng lọc những khách hàng thực sự có nhu cầu mua sắm.
7. Một số thắc mắc thường gặp
Dưới đây là lời giải đáp cho một số thắc mắc phổ biến mà các chủ shop thường gặp phải liên quan đến vấn đề chuyển hoàn:
7.1. Phí chuyển hoàn 50% phí chiều đi của Giao Hàng NẶNG có áp dụng cho mọi loại hàng hóa không?
Chính sách phí chuyển hoàn bằng 50% cước phí chiều đi của Giao Hàng NẶNG được áp dụng cho tất cả các loại hàng hóa nặng ký, cồng kềnh. Đây là chính sách ưu đãi đồng nhất nhằm hỗ trợ tối đa cho chủ shop và doanh nghiệp nhằm giảm bớt gánh nặng chi phí khi có đơn giao không thành công.
7.2. Nếu đơn hàng bị chuyển hoàn do lỗi không nghe máy, shop có thể yêu cầu Giao Hàng NẶNG giao lại lần nữa không?
Shop có thể yêu cầu Giao Hàng NẶNG hỗ trợ giao lại đơn hàng 01 lần duy nhất với mức phí 11.000 đồng. Tuy nhiên, để đảm bảo tỷ lệ thành công cao nhất và tránh phát sinh thêm chi phí, shop nên liên hệ xác nhận lại với người mua trước đó.
Hy vọng bài viết trên đã giúp chủ shop hiểu rõ chuyển hoàn là gì cũng như nguyên nhân và cách khắc phục hiệu quả. Việc chủ động lựa chọn đối tác vận chuyển tin cậy sẽ là “chìa khóa” quan trọng cho người bán giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Bài viết liên quan:
