Hướng dẫn cách ghi thông tin gửi hàng chuẩn xác, chi tiết

Cách ghi thông tin gửi hàng là điều quan trọng shop online nên nắm rõ để giảm thiểu tối đa tình trạng thất lạc hay hoàn hàng. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết các bước điền thông tin gửi hàng giúp shop thực hiện dễ dàng. Khám phá ngay!

1. Có bao nhiêu loại phiếu gửi hàng?

Phiếu gửi hàng (hay vận đơn) được chia thành 3 loại cơ bản, bao gồm phiếu từ đơn vị vận chuyển, phiếu từ sàn thương mại điện tử và phiếu từ bưu điện. Cụ thể như sau:

• Phiếu từ công ty vận chuyển: Đây là phiếu do các đơn vị vận chuyển (ví dụ: Giao Hàng NẶNG, Giao Hàng Nhanh,...) phát hành chính thức. Trong phiếu thường có đầy đủ thông tin người nhận, người gửi, tên hàng hóa, mã vận đơn,...
• Phiếu từ sàn thương mại điện tử: Đây là loại phiếu được in trực tiếp từ hệ thống quản lý đơn của các sàn (Shopee, Lazada, Tiki,...). Khi nhấn lệnh Xác nhận, chủ shop có thể chọn lệnh in để lấy phiếu và chuẩn bị hàng hóa nhanh chóng.
• Phiếu gửi hàng bưu điện: Đây là chứng từ vận chuyển do bưu điện cung cấp. Người gửi điền đầy đủ thông tin người gửi/nhận, hàng hóa, tiền COD và ký xác nhận.

Xem thêm: Cập nhật quy trình giao nhận hàng hóa Giao Hàng NẶNG

2. Thông tin cần có trên phiếu gửi hàng

Phiếu gửi hàng cần cung cấp chính xác thông tin người gửi, người nhận, hàng hóa, đơn hàng và dịch vụ kèm theo (nếu có). 

• Thông tin người gửi: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ.
• Thông tin người nhận: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ.
• Thông tin hàng hóa: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước, giá trị.
• Thông tin đơn hàng: Mã vận đơn, ngày gửi, hình thức vận chuyển.
• Dịch vụ gia tăng: Thu hộ COD, bảo hiểm hàng hóa, khai báo giá trị, chuyển hoàn,...

3. Cách ghi thông tin gửi hàng đơn giản, chính xác

Cách ghi thông tin trên phiếu gửi hàng là điền đầy đủ, chi tiết họ tên, số điện thoại, địa chỉ của người nhận và người gửi. Sau đó, bạn điền thông tin hàng hóa theo yêu cầu (tên, chủng loại, màu sắc,...) và chọn hình thức vận chuyển. Khi được bên giao hàng cung cấp vận đơn, bạn dán ở vị trí dễ thấy trên thùng hàng. Điều này áp dụng tương tự cho cách ghi thông tin gửi hàng qua bưu điện, sàn thương mại điện tử,...

3.1 Hướng dẫn ghi thông tin người gửi

Bạn ghi rõ họ tên, số điện thoại và địa chỉ chi tiết của mình (số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố). Đây là cơ sở để đơn vị vận chuyển liên hệ trả hàng hoặc xử lý khiếu nại trong trường hợp đơn hàng không được phát thành công.

3.2 Hướng dẫn ghi thông tin người nhận

Bạn điền đầy đủ tên người nhận và số điện thoại đang hoạt động để shipper gọi giao hàng. Địa chỉ nhận hàng phải viết cụ thể từ số nhà đến tỉnh/thành phố. Nếu là địa chỉ cơ quan, bạn hãy ghi kèm tên phòng ban để tránh thất lạc bưu gửi.

3.3 Hướng dẫn ghi thông tin hàng hóa

Bạn mô tả ngắn gọn tên loại hàng hóa bên trong. Ví dụ, quần áo, linh kiện điện tử, thực phẩm,... Đồng thời, bạn ghi chú đặc điểm đặc biệt như “Hàng dễ vỡ” hoặc “Hàng cần bảo quản lạnh” để nhân viên bưu cục có cách vận chuyển phù hợp.

3.4 Hướng dẫn ghi thông tin đơn hàng

Mục này gồm mã đơn hàng và các yêu cầu dịch vụ như “Giao hàng hỏa tốc” hay “Giao hàng tiêu chuẩn”. Ngoài ra, bạn ghi chú rõ quyền kiểm tra hàng như “Cho xem hàng, không cho thử” hoặc “Không cho xem hàng” để shipper dễ làm việc với người nhận.

3.5 Hướng dẫn ghi thông tin tiền thu hộ COD

Nếu đơn hàng có thu tiền hộ, bạn phải ghi số tiền chính xác bằng cả số và chữ để tránh nhầm lẫn. Bạn chú ý rằng số tiền này có thể bao gồm hoặc chưa bao gồm phí vận chuyển theo thỏa thuận với khách hàng.

4. Mẫu thông tin gửi hàng cơ bản

Dưới đây là một số mẫu phiếu gửi hàng thường gặp cho bạn tham khảo:

Cách ghi thông tin gửi hàng qua bưu điện nếu là thư từ, tài liệu, hồ sơ,...

Biên nhận chuyển phát nhanh hàng hóa bưu điện

Phiếu gửi hàng với đơn được đặt trên nền tảng Shopee

5. Một số lưu ý quan trọng khác khi viết phiếu gửi hàng

Bên cạnh cung cấp đủ thông tin, khi viết phiếu gửi hàng, bạn lưu ý ghi đúng chính tả, không viết tắt để hạn chế sai sót trong lúc phân loại, vận chuyển. Đặc biệt, bạn ghi rõ đặc điểm hàng hóa, ví dụ “hàng dễ vỡ”, giúp bên vận chuyển chọn cách vận tải thích hợp nhất. Đồng thời, bạn nên kiểm tra kỹ lại toàn bộ thông tin trước khi đưa cho nhân viên bưu cục để tránh rủi ro thất lạc.

• Không viết tắt: Bạn tránh viết tắt thông tin trên phiếu gửi hàng. Bởi điều này có thể gây ra nhầm lẫn, dẫn tới thất lạc hàng hóa.
• Ghi chú đặc điểm hàng hóa rõ ràng: Bạn nên trình bày thông tin hàng hóa rõ ràng. Ví dụ, hàng dễ vỡ nên có nhãn cảnh báo và ghi chú “hàng dễ vỡ” ở mục Lưu ý. Qua đó, bên vận chuyển sắp xếp phương tiện và chọn cách vận tải thích hợp.
• Kiểm tra lại thông tin trước khi thanh toán: Bạn đừng quên kiểm tra lại toàn bộ thông tin cung cấp để tránh sai sót khi phân loại, vận chuyển.

Xem thêm: Điều cần lưu ý khi vận chuyển hàng dễ vỡ

6. Đơn giản hóa quá trình gửi hàng nặng, cồng kềnh cùng Giao Hàng NẶNG

Nếu shop chuyên kinh doanh hàng nặng cồng kềnh, Giao Hàng NẶNG là lựa chọn tối ưu với nhiều ưu điểm về cước phí, quyền lợi đi kèm và thời gian hoàn thành đơn.

Đơn vị thừa hưởng những công nghệ mới nhất từ Giao Hàng Nhanh. Trong đó bao gồm cả hệ thống quản lý đơn trực tuyến trên app/web để shop tạo đơn online, thêm thông tin khách hàng, hàng hóa đơn giản và lưu trữ, điền tự động cho các lần sau nhanh chóng.

Giao Hàng NẶNG hỗ trợ người bán điền thông tin gửi hàng online để tiết kiệm thời gian, dễ dàng chỉnh sửa.

Bên cạnh đó, Giao Hàng NẶNG còn có nhiều ưu điểm cho shop trải nghiệm hài lòng như:

• Lấy và giao đơn tận nhà: Giao Hàng NẶNG có đội tải 1.500 chiếc hỗ trợ người bán lấy đơn tận nhà miễn phí, sau đó giao tận tay người nhận.
• Hỗ trợ thu hộ COD miễn phí: Giao Hàng NẶNG có chính sách giao hàng thu hộ miễn phí để shop đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng. Khi cần đối soát COD, người bán thuận tiện thực hiện tất cả các ngày trong tuần.
• Đồng bộ dữ liệu đơn hàng tự động từ tất cả kênh bán: Hệ thống quản lý của Giao Hàng NẶNG có cổng API thông minh để người bán đồng bộ dữ liệu từ tất cả kênh bán về một giao diện duy nhất.  
• Bảng giá minh bạch: Công ty cung cấp giá cước chỉ từ 4.000 đồng/kg (20kg đầu) và 3.500 đồng/kg (các kg tiếp theo), không thay đổi dù  ngày thường hay ngày lễ. Qua đó, người bán thuận tiện tính chi phí vận hành hàng tháng. 
• Tốc độ giao hàng nhanh chóng: Giao Hàng NẶNG nhận giao cả đơn nội thành và liên tỉnh chỉ trong 1 - 4 ngày. Điều này là nhờ đầu tư hệ thống phân loại tự động 100% và mạng lưới hơn 1.000 bưu cục toàn quốc.

>> Còn chần chờ gì nữa, shop hãy nhanh tay đăng ký tài khoản Giao Hàng NẶNG và trải nghiệm dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp ngay!

Bên trên là cách ghi thông tin gửi hàng chi tiết và chuẩn xác để shop mới tham khảo. Chủ shop lưu ý điền cẩn thận từng phần thông tin và luôn kiểm tra lại nhiều lần nhằm hạn chế sai sót gây thất lạc hàng hóa nhé.

Bài viết liên quan:

• Hàng hóa đặc biệt là gì?
• Cách giao hàng cho khách khi kinh doanh online
• Cách tra cứu đơn hàng bằng số điện thoại các đơn vị vận chuyển

Tài liệu tham khảo:

1. Thư viện Pháp luật. Từ ngày 01/9/2022, người gửi hàng hoá phải cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin về người nhận cho đơn vị kinh doanh vận tải hành khách?. https://thuvienphapluat.vn/phap-luat/ho-tro-phap-luat/tu-ngay-0192022-nguoi-gui-hang-hoa-phai-cung-cap-day-du-chinh-xac-cac-thong-tin-ve-nguoi-nhan-cho-d-26790.html (đã truy cập 16 04 2026)