Phần mềm lấy hóa đơn điện tử tự động là giải pháp thu thập, phân loại và lưu trữ hóa đơn đầu vào từ email hoặc cổng thông tin cơ quan Thuế một cách chính xác. Nếu bạn đang cần tìm một loại phần mềm uy tín hỗ trợ kinh doanh suôn sẻ thì hãy tham khảo ngay 13 phần mềm hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.
1. Lợi ích khi dùng phần mềm lấy hóa đơn điện tử tự động
Sử dụng phần mềm xuất hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác cho dữ liệu, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, quản lý và lưu trữ dễ dàng,... Cụ thể:
Tiết kiệm tối đa thời gian: Thay vì phải đăng nhập thủ công vào từng email hoặc hệ thống của nhà cung cấp, phần mềm sẽ tự động quét và tải hóa đơn về một hệ thống duy nhất. Việc này giúp kế toán không phải thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại và tập trung vào các phân tích tài chính quan trọng hơn.
Đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót nhập liệu: Hệ thống tự động bóc tách dữ liệu từ file XML của hóa đơn điện tử để đồng bộ trực tiếp vào phần mềm kế toán. Quy trình này hạn chế các lỗi nhầm lẫn về số liệu, mã số thuế hoặc thông tin hàng hóa.
Kiểm tra và xác thực tính hợp lệ tức thì: Phần mềm tích hợp tính năng tự động đối soát thông tin hóa đơn với dữ liệu của Tổng cục Thuế để kiểm tra trạng thái hoạt động của người bán. Điều này giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện các hóa đơn giả mạo, hóa đơn từ doanh nghiệp bỏ trốn hoặc sai lệch thông tin để tránh các rủi ro về pháp lý.
Quản lý và lưu trữ tập trung, khoa học: Toàn bộ hóa đơn đầu vào được sắp xếp hệ thống theo thời gian, nhà cung cấp và dự án ngay trên nền tảng đám mây. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm, tra cứu lại các chứng từ cũ chỉ với vài thao tác lọc đơn giản.
Tối ưu hóa quy trình phê duyệt và thanh toán: Dữ liệu hóa đơn sau khi lấy về có thể được chuyển thẳng đến các bộ phận liên quan để xét duyệt chi phí ngay trên hệ thống. Sự kết nối thông tin xuyên suốt này giúp rút ngắn chu trình thanh toán cho nhà cung cấp và tăng cường khả năng kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp.
Hỗ trợ quyết toán thuế nhanh chóng và minh bạch: Khi đến kỳ kê khai thuế, phần mềm tự động xuất các bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra đầy đủ và chính xác theo quy định. Điều này giúp bộ phận kế toán giảm bớt áp lực trong các mùa quyết toán và đảm bảo dữ liệu luôn sẵn sàng phục vụ việc thanh tra, kiểm tra.
2. Gợi ý các phần mềm hoá đơn điện tử đáng dùng nhất
Các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, được ưa chuộng nhất hiện nay gồm MISA, Hilo, E-Invoice, Vina, New-Invoice, VNPT Invoice,... Chi tiết thông tin phần mềm như sau:
2.1. Phần mềm lấy hóa đơn điện tử tự động MISA
MISA meInvoice là sản phẩm của Công ty Cổ phần MISA, được xây dựng trên nền tảng công nghệ Blockchain để đảm bảo tính an toàn và bảo mật tuyệt đối. Phần mềm này tích hợp sâu với các hệ thống kế toán, quản trị doanh nghiệp, giúp đơn giản hóa tối đa quy trình tài chính.
Tính năng nổi bật:
Phát hành hóa đơn tức thì: Cho phép lập và gửi hóa đơn cho khách hàng qua Email, SMS ngay trên máy tính hoặc điện thoại di động.
Tự động hóa nhập liệu: Tự động lấy dữ liệu từ phần mềm kế toán, bán hàng để xuất hóa đơn, hạn chế tối đa sai sót thủ công.
Kết nối nhiều phần mềm: Liên kết với hơn 60 phần phần mềm bán hàng, kế toán, quản trị phổ biến giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu.
Lưu trữ an toàn: Lưu trữ hóa đơn trong vòng 10 năm theo quy định pháp luật trên hệ thống máy chủ dự phòng tiêu chuẩn quốc tế.
Tra cứu linh hoạt: Hỗ trợ người mua tra cứu hóa đơn trực tuyến mọi lúc mọi nơi thông qua mã số thuế hoặc mã nhận hóa đơn.
Mức giá: Từ 450.000 đồng / 300 hóa đơn.
Phần mềm MISA meInvoice có thể sử dụng linh hoạt trên nhiều thiết bị.
2.2. Phần mềm in hoá đơn bán hàng Hilo (Hilo-Invoice)
Hilo-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử linh hoạt, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến các tập đoàn lớn. Phần mềm nổi bật với giao diện đơn giản và khả năng tùy chỉnh mẫu hóa đơn theo bản sắc riêng của thương hiệu.
Tính năng nổi bật:
Thiết kế mẫu hóa đơn: Cung cấp kho mẫu đa dạng và hỗ trợ thiết kế riêng theo yêu cầu của từng doanh nghiệp.
Ký số đa phương thức: Tích hợp tốt với nhiều loại chữ ký số như USB Token, Cloud CA hay chữ ký số từ xa.
Quản lý danh mục: Hỗ trợ quản lý hệ thống danh mục khách hàng, hàng hóa và dịch vụ một cách khoa học, dễ tìm kiếm.
Báo cáo thuế tự động: Tự động tổng hợp bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra để hỗ trợ nộp báo cáo thuế định kỳ.
Mức giá: Từ 900.000 đồng / 100 hóa đơn.
Xem thêm: 16 phần mềm tính lương chính xác, giúp tiết kiệm thời gian
2.3. Phần mềm hoá đơn điện tử E-Invoice
E-Invoice được phát triển bởi Công ty Công nghệ Thái Sơn, là đơn vị có kinh nghiệm lâu đời trong lĩnh vực phần mềm dịch vụ công. Giải pháp này được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp FDI và các tập đoàn lớn nhờ tính ổn định và dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp.
Tính năng nổi bật:
Phân quyền người dùng: Hệ thống phân quyền chặt chẽ cho phép nhiều nhân viên cùng tham gia xử lý hóa đơn theo từng cấp bậc quản lý.
Tích hợp hệ thống: Cung cấp các cổng kết nối API mạnh mẽ để tích hợp với phần mềm ERP, CRM và các hệ thống lõi của doanh nghiệp.
Cảnh báo rủi ro: Tự động kiểm tra thông tin đối tác và cảnh báo nếu mã số thuế của người mua không còn hoạt động hoặc gặp sự cố.
Quản lý đa chi nhánh: Hỗ trợ mô hình tổng công ty có nhiều chi nhánh, giúp quản lý tập trung hoặc phân tán tùy theo nhu cầu.
Mức giá: Từ 300.000 đồng / 300 hóa đơn.
2.4. Phần mềm Vina (Vina-Invoice)
Vina-Invoice được biết đến là một giải pháp hóa đơn điện tử an toàn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn và lưu trữ chứng từ. App hoá đơn điện tử này tập trung vào tính thực dụng, giúp kế toán viên thao tác nhanh và chuẩn xác.
Tính năng nổi bật:
Đồng bộ dữ liệu: Khả năng đồng bộ dữ liệu hóa đơn với các phần mềm kế toán phổ biến để giảm bớt công đoạn nhập liệu.
Bảo mật đa lớp: Áp dụng các tiêu chuẩn mã hóa dữ liệu cao cấp để bảo vệ thông tin hóa đơn khỏi các cuộc tấn công mạng.
Quản lý tình trạng hóa đơn: Theo dõi chi tiết hóa đơn nào đã được khách hàng nhận, xem hoặc thanh toán ngay trên màn hình quản trị.
Duyệt hóa đơn: Tính năng kiểm soát nội bộ cho phép cấp trên duyệt hóa đơn nháp trước khi tiến hành ký số chính thức.
Mức giá: Từ 600.000 đồng / 100 hóa đơn.
2.5. Phần mềm xuất hóa đơn điện tử EFY - iHOADON
iHOADON của EFY Việt Nam là một trong những phần mềm xuất hiện sớm nhất và có thị phần lớn nhờ sự ổn định và dễ tiếp cận. Phần mềm luôn cập nhật nhanh chóng các thông tư, nghị định mới nhất của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế.
Tính năng nổi bật:
Xuất hóa đơn hàng loạt: Hỗ trợ import dữ liệu từ file Excel để phát hành hàng nghìn hóa đơn cùng lúc chỉ trong vài phút.
Gửi thông báo tự động: Tự động gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua nhiều kênh để đảm bảo người mua nhận được sớm nhất.
Xử lý hóa đơn sai sót: Quy trình xử lý hủy, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn được thiết kế đơn giản, đúng quy định pháp luật.
Hỗ trợ 24/7: Đội ngũ kỹ thuật túc trực thường xuyên để xử lý các vấn đề về đường truyền hoặc lỗi kỹ thuật trong quá trình xuất hàng.
Mức giá: Từ 130.000 đồng / 100 hóa đơn.
Tham khảo thêm: 12 phần mềm chốt đơn Livestream miễn phí
iHOADON là phần mềm in hóa đơn bán hàng đơn giản, dễ dùng bạn nên thử.
2.6. Phần mềm lấy hóa đơn điện tử tự động New-Invoice
New-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử thế hệ mới, ứng dụng nhiều công nghệ hiện đại để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng. Phần mềm được thiết kế tinh gọn, giúp doanh nghiệp triển khai nhanh chóng mà không cần hạ tầng phần cứng phức tạp.
Tính năng nổi bật:
Giao diện hiện đại: Thiết kế tối giản, tập trung vào luồng công việc giúp người dùng mới dễ dàng làm quen ngay lần đầu sử dụng.
Ký số tập trung: Hỗ trợ giải pháp ký số tập trung (HSM) cho phép xuất hóa đơn với số lượng lớn và tốc độ cực nhanh.
Sao lưu tự động: Dữ liệu hóa đơn được sao lưu định kỳ trên các cụm máy chủ khác nhau để phòng ngừa rủi ro mất mát dữ liệu.
Tra cứu nhanh: Công cụ tìm kiếm thông minh cho phép tra cứu hóa đơn theo nhiều tiêu chí lọc như ngày tháng, tên khách hàng hay trị giá.
Mức giá: Từ 190.000 đồng / 200 hóa đơn.
2.7. Phần mềm VNPT Invoice
VNPT Invoice là giải pháp của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, sở hữu hạ tầng mạng lưới phủ rộng khắp 34 tỉnh thành. Đây là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp ưu tiên sự uy tín từ một nhà cung cấp viễn thông lớn với khả năng hỗ trợ trực tiếp cao.
Tính năng nổi bật:
Hạ tầng truyền dẫn mạnh: Đảm bảo tốc độ phát hành hóa đơn luôn ổn định ngay cả trong những đợt cao điểm nộp báo cáo.
Tích hợp dịch vụ số: Dễ dàng kết nối với các dịch vụ khác của VNPT như chữ ký số VNPT-CA, Internet và các phần mềm quản trị khác.
Hệ thống xác thực: Hỗ trợ quy trình xác thực hóa đơn của cơ quan Thuế diễn ra tự động và nhanh chóng nhất.
Lưu trữ đám mây: Hóa đơn được lưu trữ an toàn trên nền tảng IDC hiện đại bậc nhất Việt Nam của VNPT.
Mức giá: Từ 1.600.000 đồng / 10.000 hóa đơn.
2.8. Phần mềm quản lý hoá đơn điện tử MobiFone Invoice
MobiFone Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử do nhà mạng MobiFone cung cấp, hướng tới sự tiện lợi và tính di động cao cho người dùng. Phần mềm này đặc biệt phù hợp với các hộ kinh doanh cá thể hoặc doanh nghiệp thường xuyên phải làm việc ngoài văn phòng.
Tính năng nổi bật:
Xuất hóa đơn trên di động: Ứng dụng di động chuyên nghiệp cho phép người dùng lập và ký hóa đơn ngay trên smartphone.
Quản lý hạn mức: Theo dõi sát sao số lượng hóa đơn còn lại và tự động thông báo khi gói cước sắp hết để doanh nghiệp chủ động bổ sung.
Tư vấn thủ tục: Đội ngũ chuyên gia hỗ trợ doanh nghiệp làm các thủ tục thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan Thuế từ A-Z.
Chi phí linh hoạt: Các gói cước được thiết kế đa dạng, phù hợp với nhu cầu sử dụng từ số lượng ít đến không giới hạn.
Mức giá: Từ 270.000 đồng / 300 hóa đơn.
2.9. Phần mềm in hóa đơn Easyinvoice
Easyinvoice là phần mềm xuất hóa đơn điện tử được giới kế toán đánh giá là "dễ dùng như tên gọi" nhờ luồng xử lý nghiệp vụ mượt mà. Phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng hỗ trợ quản trị và báo cáo mạnh mẽ cho doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật:
Tự động đối soát: Tính năng tự động so khớp dữ liệu giữa hóa đơn và phiếu kho, đơn hàng để đảm bảo tính nhất quán.
Quản lý khách hàng: Tự động lưu thông tin khách hàng từ mã số thuế giúp giảm thời gian soạn thảo thông tin trên hóa đơn.
Thông báo trạng thái: Gửi thông báo tự động cho kế toán khi có hóa đơn bị khách hàng từ chối hoặc yêu cầu điều chỉnh.
Báo cáo phân tích: Cung cấp biểu đồ trực quan về doanh thu theo thời gian và theo từng nhóm mặt hàng kinh doanh.
Mức giá: Từ 460.000 đồng / 300 hóa đơn.
Bạn có thể tạo mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc chọn mẫu có sẵn trên phần mềm Easyinvoice.
2.10. Phần mềm in hoá đơn bán hàng xCyberbill
xCyberbill là giải pháp hóa đơn điện tử của CyberLotus, tập trung vào tính bảo mật và khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống ERP quốc tế. Phần mềm này thường được lựa chọn bởi các đơn vị có yêu cầu khắt khe về quy trình vận hành công nghệ thông tin.
Tính năng nổi bật:
Ký số Cloud: Hỗ trợ ký hóa đơn mà không cần dùng USB Token, giúp kế toán có thể xuất hàng ở bất cứ đâu.
Hỗ trợ đa tiền tệ: Quản lý hóa đơn với nhiều loại ngoại tệ khác nhau, tự động tính toán tỷ giá theo quy định của ngân hàng.
Kiểm tra hóa đơn đầu vào: Tích hợp công cụ tự động lấy và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử từ người bán gửi đến.
Tùy biến quy trình: Cho phép thiết lập luồng duyệt hóa đơn nhiều cấp trước khi phát hành chính thức để đảm bảo an toàn.
Mức giá: Từ 380.000 đồng / 200 hóa đơn.
2.11. Phần mềm lấy hóa đơn điện tử tự động Wininvoice
Wininvoice là giải pháp hóa đơn điện tử uy tín với giao diện web-based hiện đại, không cần cài đặt phần mềm phức tạp trên máy tính. Phần mềm nổi bật với tốc độ xử lý nhanh và khả năng tương thích cao với mọi trình duyệt web.
Tính năng nổi bật:
Hệ thống API mở: Dễ dàng kết nối với các ứng dụng bán hàng trên di động hoặc các website thương mại điện tử để xuất hóa đơn tự động.
Ghi chú thông minh: Cho phép thêm các thông tin bổ sung, ghi chú riêng trên hóa đơn mà vẫn đảm bảo đúng cấu trúc file XML quy định.
Lọc hóa đơn nâng cao: Bộ lọc mạnh mẽ giúp tìm kiếm hóa đơn theo khoảng giá, trạng thái thanh toán hoặc người lập hóa đơn.
Hướng dẫn tích hợp: Tài liệu hướng dẫn kỹ thuật đầy đủ cho phép bộ phận IT của doanh nghiệp tự triển khai tích hợp dễ dàng.
Mức giá: Từ 432.000 đồng / 300 hóa đơn.
2.12. Phần mềm Amnote
Amnote là một phần mềm quản trị tài chính - kế toán tổng thể có nguồn gốc từ Hàn Quốc, trong đó module hóa đơn điện tử được thiết kế rất chặt chẽ. Đây là lựa chọn ưu tiên của các doanh nghiệp Hàn Quốc tại Việt Nam nhờ sự tương đồng về văn hóa quản lý.
Tính năng nổi bật:
Kế toán đồng bộ: Hóa đơn sau khi phát hành được tự động hạch toán vào sổ cái, giảm bớt công đoạn định khoản cho kế toán.
Hệ thống báo cáo chuẩn Hàn-Việt: Cung cấp các loại báo cáo tài chính đáp ứng cả tiêu chuẩn Việt Nam và nhu cầu quản trị của công ty mẹ tại Hàn Quốc.
Quản lý hàng tồn kho: Tự động trừ kho ngay khi xuất hóa đơn bán hàng, giúp kiểm soát hàng tồn thực tế chính xác.
Hỗ trợ khách hàng đa ngôn ngữ: Dịch vụ hỗ trợ khách hàng bằng cả Tiếng Việt, Tiếng Anh và Tiếng Hàn.
Mức giá: Từ 300.000 đồng / 200 hóa đơn.
2.13. Phần mềm quản lý hoá đơn điện tử S-Invoice
S-Invoice là phần mềm hoá đơn điện tử của Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội Viettel, nổi bật với tính an toàn và bảo mật cấp độ quân đội. Hạ tầng mạnh mẽ của Viettel cho phép xử lý hàng triệu hóa đơn mỗi ngày mà không gặp tình trạng nghẽn mạng.
Tính năng nổi bật:
Hạ tầng bảo mật: Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu chuẩn Tier 3, đảm bảo an toàn tuyệt đối trước mọi sự cố.
Ký số đa thiết bị: Hỗ trợ ký số qua USB Token, SIM-CA hoặc HSM giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc ký hóa đơn.
Tích hợp giải pháp bán hàng: Dễ dàng kết nối với các hệ thống quản lý bán hàng của Viettel tạo thành chuỗi giải pháp khép kín.
Thông báo tức thì: Khách hàng nhận được thông báo về hóa đơn mới qua nhiều kênh như Email, SMS và ứng dụng di động.
Mức giá: Từ 140.000 đồng / 100 hóa đơn.
Có thể bạn quan tâm: Tổng hợp phần mềm quản lý vận tải tốt nhất hiện nay
Bên cạnh xuất hóa đơn điện tử, khi bán hàng online bạn còn cần lưu ý in mã vận đơn đúng mẫu để đảm bảo hàng được giao đúng nơi. Bạn có thể lựa chọn dịch vụ của các đơn vị vận chuyển uy tín, có app/web kết nối với thiết bị in đơn hàng giúp in vận đơn nhanh, chuẩn xác.
Giao Hàng NẶNG - Ứng dụng công nghệ hiện đại, hỗ trợ giao nhanh giá tốt Được biết đến là đơn vị chuyên vận chuyển hàng nặng, cồng kềnh trên 20kg, Giao Hàng NẶNG là giải pháp giao nhận đáng tin cậy mà bạn không nên bỏ qua bởi:
Giao Hàng NẶNG cam kết giao nhanh với mức giá siêu nhẹ ví, shop cứ thoải mái lên đơn. > Sử dụng dịch vụ giao nhận của Giao Hàng NẶNG ngay hôm nay tại https://sso.ghn.vn/v2/ssoLogin |
3. Các tiêu chí chọn mua phần mềm xuất hóa đơn điện tử shop nên biết
Khi chọn phần mềm quản lý hóa đơn điện tử, bạn lưu ý các tiêu chí như tuân thủ quy định pháp luật, khả năng tích hợp và đồng bộ dữ liệu, giao diện và trải nghiệm sử dụng, tính an toàn và bảo mật,... Chi tiết như sau:
Đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật: Phần mềm phải đảm bảo các điều kiện được quy định tại Khoản 1, Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP như được Tổng cục Thuế công nhận, xuất và truyền nhận dữ liệu theo chuẩn định dạng XML, hỗ trợ đầy đủ các thao tác (khởi tạo, phát hành, điều chỉnh, thay thế, hủy và chuyển đổi hóa đơn), chữ ký số hợp lệ và có tính pháp lý cao.
Khả năng tích hợp và đồng bộ dữ liệu: Một phần mềm lấy hóa đơn điện tử tự động tốt không nên hoạt động độc lập mà cần có khả năng tích hợp phần mềm kế toán/bán hàng giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu và kết nối API với hệ thống ERP, CRM hiện có của doanh nghiệp.
Giao diện và trải nghiệm người dùng: Phần mềm nên có giao diện trực quan, ngôn ngữ tiếng Việt để chủ cửa hàng hoặc kế toán có thể thao tác nhanh chóng. Ngoài ra, phần mềm cũng cần có khả năng lập và ký số hóa đơn trên nhiều thiết bị như máy tính, website và ứng dụng di động.
Tính an toàn, bảo mật và lưu trữ: Theo quy định, hóa đơn phải được lưu trữ ít nhất 10 năm. Phần mềm cần có hạ tầng Cloud ổn định để tra cứu mọi lúc mọi nơi. Đồng thời hệ thống cần có chứng chỉ bảo mật, chống sao chép hoặc giả mạo hóa đơn.
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Vì hóa đơn liên quan trực tiếp đến việc bán hàng và thuế, bạn nên chọn đơn vị có đội ngũ hỗ trợ 24/7. Khi xảy ra lỗi kỹ thuật hoặc sai sót nghiệp vụ, họ sẽ xử lý kịp thời để không gián đoạn kinh doanh.
Chi phí và tính minh bạch: Bạn cần xem xét kỹ các gói cước (theo số lượng hóa đơn) và kiểm tra các loại phí ẩn như phí thiết kế mẫu hóa đơn, phí khởi tạo hệ thống, hoặc phí duy trì hàng năm.
Trên đây là tổng hợp các phần mềm lấy hóa đơn điện tử tự động dễ sử dụng bạn có thể tham khảo. Có thể thấy, sử dụng phần mềm xuất hóa đơn là giải pháp tối ưu để tạo hóa đơn nhanh, chính xác và quản lý hóa đơn hiệu quả. Hy vọng qua bài viết bạn có thể chọn được phần mềm phù hợp để hỗ trợ công việc kinh doanh thuận lợi hơn nhé.
Bài viết liên quan:
