Phần mềm KiotViet là gì? Hướng dẫn sử dụng hiệu quả

Phần mềm KiotViet là một trong những công cụ quản lý kinh doanh hiệu quả được nhiều nhà bán hàng lựa chọn. Không chỉ cung cấp đa dạng tính năng, KiotViet còn rất dễ dùng và có mức phí hợp lý. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm này và hướng dẫn sử dụng chi tiết, cùng tìm hiểu ngay!

1. Phần mềm bán hàng KiotViet là gì?

KiotViet là giải pháp quản lý bán hàng phổ biến nhất tại Việt Nam hiện nay, được phát triển bởi Công ty Cổ phần Công nghệ KiotViet từ năm 2014. Phần mềm được thiết kế dựa trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, giúp các chủ cửa hàng vận hành kinh doanh một cách đơn giản và hiệu quả. Với giao diện thân thiện và thông minh, người dùng chỉ mất khoảng 15 phút làm quen là có thể bắt đầu sử dụng thành thạo cho các hoạt động bán hàng.

Hệ thống cung cấp đầy đủ các tính năng chuyên sâu như quản lý tồn kho, theo dõi doanh thu và tích hợp bán hàng đa kênh. KiotViet hiện phục vụ hơn 20 ngành hàng khác nhau từ bán lẻ, nhà hàng đến dịch vụ làm đẹp với khả năng quản lý linh hoạt trên cả máy tính và điện thoại. Với chi phí hợp lý chỉ từ vài nghìn đồng mỗi ngày, đây là lựa chọn tối ưu giúp các nhà bán hàng vừa và nhỏ hiện đại hóa quy trình quản lý kinh doanh.

Xem thêm: Phần mềm bán hàng Pancake là gì? Các tính năng nổi bật

KiotViet quản lý bán hàng toàn diện, giúp kinh doanh hiệu quả và an toàn hơn.

2. Các tính năng của phần mềm KiotViet

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet có đa dạng tính năng quản lý bán hàng như đồng bộ sàn thương mại điện tử, tạo website, kết nối đơn vị vận chuyển, kiểm soát hàng tồn kho, hỗ trợ chăm sóc khách hàng,... Cụ thể như sau:

2.1. Đồng bộ các sàn thương mại điện tử

KiotViet cho phép kết nối trực tiếp với các sàn thương mại điện tử phổ biến như Shopee, Lazada và TikTok Shop để quản lý tập trung. Mọi thông tin về đơn hàng, giá bán và thông tin khách hàng từ các sàn đều được tự động đồng bộ về một giao diện duy nhất. Điều này giúp chủ shop tiết kiệm thời gian vận hành và tránh được tình trạng sai sót dữ liệu khi bán hàng trên nhiều nền tảng cùng một lúc.

2.2. Hỗ trợ tạo website bán hàng riêng

Phần mềm cung cấp giải pháp hỗ trợ người bán tạo website bán hàng chuyên nghiệp một cách nhanh chóng và dễ dàng. Website này được kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý của KiotViet, giúp tự động cập nhật số lượng tồn kho và giá cả sản phẩm. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng thương hiệu riêng trên môi trường số và tiếp cận khách hàng trực tuyến hiệu quả hơn.

2.3. Liên kết bán hàng trên Facebook

Tính năng KiotViet Fanpage giúp đồng bộ hóa toàn bộ tin nhắn, bình luận và đơn hàng từ Facebook về phần mềm. Nhân viên có thể lên đơn ngay trong lúc chat với khách hàng, giúp rút ngắn quy trình chốt đơn và tăng tỷ lệ chuyển đổi. Hệ thống cũng hỗ trợ phân loại khách hàng và quản lý hiệu suất trực tiếp của đội ngũ tư vấn trên Fanpage.

2.4. Quản lý hàng hóa số lượng lớn một cách khoa học

Phần mềm cho phép lưu trữ thông tin hàng nghìn mã hàng hóa đi kèm với hình ảnh, thuộc tính và màu sắc chi tiết. Việc tìm kiếm và phân loại hàng hóa trở nên đơn giản nhờ hệ thống mã vạch và các danh mục quản lý thông minh. Nhờ cách sắp xếp khoa học này, bạn có thể nắm bắt chính xác thông tin sản phẩm mà không lo thất thoát hay nhầm lẫn.

2.5. Kết nối với nhiều đơn vị vận chuyển

KiotViet quản lý bán hàng tích hợp sẵn với các hãng vận chuyển uy tín giúp chủ shop so sánh giá cước và đẩy đơn giao hàng chỉ với vài thao tác. Đặc biệt, đối với các mặt hàng cồng kềnh, người dùng có thể lựa chọn đối tác Giao Hàng NẶNG để tối ưu quy trình xử lý và vận chuyển chuyên nghiệp. Thông qua cổng kết nối API hiện đại, Giao Hàng NẶNG có thể tích hợp mượt mà trên KiotViet, giúp bạn lên đơn nhanh chóng và theo dõi hành trình đơn hàng chính xác.

Trải nghiệm dịch vụ của Giao Hàng NẶNG, bạn nhận được nhiều quyền lợi như: 

• Giao hàng nhanh chóng: Đơn vị vận chuyển siêu nhanh và an toàn trong vòng 1 - 3 ngày nhờ ứng dụng hệ thống phân loại tự động 100% và công nghệ AI tối ưu tuyến đường. 
• Cước phí hợp lý: Bảng giá vận chuyển của Giao Hàng NẶNG chỉ từ 4.000 đồng/kg trên 20kg đầu tiên và +3.500 đồng cho mỗi kg tiếp theo. 
• Đội xe tải hiện đại, đa tải trọng: Đơn vị có xe tải tải trọng từ 1.9 đến 15 tấn, đáp ứng tối đa nhu cầu vận chuyển hàng hóa. 
• Cập nhật tình trạng đơn hàng theo thời gian thực: Giao Hàng NẶNG có hệ thống app và web tân tiến, bạn có thể theo dõi đơn hàng nhanh chóng và chính xác, xử lý vấn đề phát sinh kịp thời. 
• Mạng lưới bưu cục rộng khắp cả nước: Đơn vị có hơn 1000 bưu cục trên khắp 34 tỉnh thành giúp quá trình giao nhận diễn ra thuận lợi hơn.

> Tích hợp Giao Hàng NẶNG trên phần mềm KiotViet ngay để giao nhận hàng nhanh với mức giá siêu tốt ngay.

2.6. Kiểm soát hàng tồn kho

Tính năng này giúp theo dõi biến động kho hàng theo thời gian thực, tự động trừ tồn kho ngay sau khi mỗi hóa đơn được thanh toán. Hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo khi hàng hóa chạm ngưỡng tối thiểu hoặc vượt quá định mức để chủ shop có kế hoạch nhập hàng kịp thời. Việc kiểm kho định kỳ cũng trở nên dễ dàng hơn nhờ các thiết bị quét mã vạch tích hợp, giúp giảm thiểu tối đa sai lệch thực tế.

2.7. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng

Hệ thống lưu trữ chi tiết lịch sử mua hàng, thông tin liên lạc và ngày sinh nhật của từng khách hàng để phục vụ các kế hoạch chăm sóc, marketing. Chủ cửa hàng có thể phân nhóm khách hàng theo mức chi tiêu để áp dụng các chính sách ưu đãi hoặc tặng quà phù hợp. Ngoài ra, tính năng gửi tin nhắn chăm sóc tự động cũng giúp duy trì mối quan hệ bền chặt và gia tăng tỷ lệ khách hàng quay lại.

2.8. Quản lý giá bán, chương trình khuyến mãi

KiotViet cho phép thiết lập linh hoạt các bảng giá khác nhau cho từng nhóm khách hàng hoặc các chi nhánh trong cùng hệ thống. Các chương trình khuyến mãi như giảm giá hóa đơn, mua một tặng một hoặc tích điểm thưởng có thể được cài đặt tự động theo thời gian cụ thể. Điều này giúp hoạt động bán hàng diễn ra trơn tru, chính xác và kích thích nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng hiệu quả hơn.

2.9. Có thể tích hợp với nhiều thiết bị

Phần mềm có khả năng tương thích hoàn hảo với các thiết bị phần cứng như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch và ngăn kéo đựng tiền. Người dùng cũng có thể sử dụng KiotViet trên máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại di động thông qua các ứng dụng chuyên dụng. Sự linh hoạt này cho phép chủ cửa hàng có thể bán hàng và quản lý mọi lúc, mọi nơi mà không bị giới hạn về địa điểm.

2.10. Theo dõi tình hình kinh doanh, báo cáo doanh thu

Hệ thống cung cấp hệ thống báo cáo biểu đồ trực quan về doanh thu, lợi nhuận và chi phí hàng ngày một cách chi tiết. Người bán có thể dễ dàng theo dõi mặt hàng bán chạy nhất và hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Những số liệu thực tế này là cơ sở quan trọng để đưa ra các quyết định điều chỉnh kế hoạch kinh doanh chính xác và kịp thời.

Phần mềm bán hàng KiotViet cung cấp báo cáo kinh doanh trực quan, dễ theo dõi.

2.11. Cung cấp tiện ích tài chính, hỗ trợ pháp lý

KiotViet mở rộng hệ sinh thái bằng cách liên kết với các ngân hàng và tổ chức tài chính để hỗ trợ vốn vay ưu đãi cho chủ hộ kinh doanh. Phần mềm cũng tích hợp sẵn tính năng xuất hóa đơn điện tử máy tính tiền, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định mới nhất của cơ quan thuế. Nhờ các tiện ích này, doanh nghiệp không chỉ quản lý vận hành tốt mà còn yên tâm về mặt thủ tục pháp lý và tài chính.

3. Các đặc điểm nổi bật của phần mềm KiotViet quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet có các điểm nổi bật được nhiều người yêu thích như giao diện thân thiện, hỗ trợ kinh doanh toàn diện, quản lý đa dạng ngành hàng,... Chi tiết như sau:

3.1. Giao diện dễ sử dụng

KiotViet sở hữu giao diện được thiết kế tối giản, hiện đại giúp người dùng làm quen chỉ sau khoảng 15 phút thao tác. Các danh mục quản lý và màn hình bán hàng được bố trí khoa học, trực quan, cho phép nhân viên thực hiện tính tiền hay kiểm kho một cách nhanh chóng. Qua đó phần mềm giúp chủ cửa hàng tiết kiệm đáng kể thời gian đào tạo nhân sự, ngay cả với những người không rành về công nghệ.

3.2. Có thể quản lý đa dạng ngành hàng

Phần mềm này được xây dựng theo mô hình chuyên biệt hóa cho hơn 20 ngành nghề khác nhau như thời trang, tạp hóa, nhà hàng, vật liệu xây dựng,... Mỗi phiên bản sẽ có các tính năng đặc thù riêng, ví dụ như quản lý hàng hóa theo màu sắc, kích cỡ đối với quần áo hoặc quản lý định mức nguyên vật liệu đối với quán cà phê. Khả năng tùy chỉnh linh hoạt này giúp KiotViet đáp ứng chính xác nhu cầu quản lý thực tế của từng loại hình kinh doanh từ nhỏ lẻ đến chuỗi cửa hàng.

3.3. Hỗ trợ kinh doanh toàn diện

KiotViet cung cấp một hệ sinh thái quản lý toàn diện từ việc kiểm soát tồn kho, quản lý công nợ khách hàng đến theo dõi doanh thu thông qua hệ thống báo cáo chi tiết. Phần mềm còn hỗ trợ bán hàng đa kênh, cho phép đồng bộ dữ liệu từ các sàn thương mại điện tử và các đơn vị vận chuyển hàng đầu ngay trên một giao diện. Ngoài ra, tính năng quản lý từ xa qua điện thoại giúp người bán nắm bắt tình hình kinh doanh nhanh chóng để đưa ra quyết định kịp thời.

3.4. Nền tảng hoạt động ổn định và linh hoạt

Một ưu điểm vượt trội của KiotViet là khả năng hoạt động ổn định ngay cả khi kết nối Internet bị gián đoạn. Trong chế độ ngoại tuyến, nhân viên vẫn có thể thực hiện order, tạo hóa đơn và in phiếu bán hàng một cách mượt mà như bình thường. Sau khi có mạng trở lại, hệ thống sẽ tự động đồng bộ mọi dữ liệu giao dịch lên máy chủ trung tâm, đảm bảo thông tin luôn chính xác và không bị thất thoát.

3.5. Cho dùng thử miễn phí, nhiều gói chi phí để lựa chọn

KiotViet cho phép người dùng đăng ký trải nghiệm đầy đủ các tính năng hoàn toàn miễn phí trong vòng 7 ngày để đánh giá mức độ phù hợp. Sau thời gian dùng thử, chủ cửa hàng có thể lựa chọn các gói dịch vụ đa dạng như gói Hỗ trợ dành cho hộ kinh doanh nhỏ hay gói Chuyên nghiệp cho các mô hình kinh doanh lớn. Với mức chi phí chỉ từ vài nghìn đồng mỗi ngày, đây là giải pháp đầu tư hiệu quả và tiết kiệm cho nhiều doanh nghiệp.

4. Hướng dẫn sử dụng KiotViet chi tiết

Bạn có thể thao tác tạo đơn, tích hợp công ty vận chuyển, tra cứu sản phẩm,... trên máy tính và điện thoại. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm KiotViet chi tiết cho bạn tham khảo:

4.1. Cách sử dụng KiotViet trên máy tính

Các bước đăng ký tài khoản trên máy tính như sau:

• Bước 1: Truy cập trang website của KiotViet.
• Bước 2: Nhấn vào nút Dùng thử miễn phí hoặc Đăng ký.
• Bước 3: Điền thông tin vào biểu mẫu như họ tên, số điện thoại, khu vực, mã xác thực,... và bấm chọn Tiếp tục. 
• Bước 4: Bạn điền tên cửa hàng và mật khẩu để tạo cửa hàng.
• Bước 5: Chọn Bắt đầu quản lý để sử dụng phần mềm.

4.2. Cách sử dụng KiotViet trên điện thoại

Bạn có thể đăng ký tài khoản phần mềm KiotViet trên điện thoại như sau:

• Bước 1: Tải ứng dụng KiotViet trên Google Play hoặc App Store.
• Bước 2: Mở ứng dụng, nhấn Bắt đầu và chọn Tạo tài khoản miễn phí.
• Bước 3: Bạn điền các thông tin như họ tên, số điện thoại, quốc gia kinh doanh,... và chọn Tiếp tục.
• Bước 4: Bạn tạo cửa hàng bằng cách điền tên cửa hàng và mật khẩu.
• Bước 5: Hệ thống hiển thị thông tin cửa hàng, bạn bấm vào Bắt đầu quản lý để dùng phần mềm.

4.3. Các cách sử dụng phần mềm KiotViet cơ bản

Sau đây là một số thao tác bán hàng và quản lý trên KiotViet:

4.3.1. Tạo đơn hàng

Cách tạo đơn hàng trên máy tính gồm:

• Bước 1: Ở màn hình Bán hàng, chọn mũi tên bên cạnh tab Hóa đơn và bấm chọn Thêm mới đặt hàng.
• Bước 2: Thêm hàng hóa bằng cách quét mã vạch, tìm kiếm, chọn từ danh sách có sẵn,... 
• Bước 3: Điền thông tin khách hàng ở ô Tìm khách hàng. Bạn có thể nhấn dấu + để thêm khách hàng mới nhanh hơn.
• Bước 4: Nhập số tiền cần thanh toán và ghi nhận thời gian vận chuyển dự kiến. Sau đó bấm nút Đặt hàng để lưu phiếu đơn hàng. 

Các bước tạo đơn hàng trên điện thoại như sau:

• Bước 1: Đăng nhập ứng dụng, bấm vào menu Bán hàng và chọn Đặt hàng.
• Bước 2: Tìm sản phẩm bằng cách nhập tên, quét mã vạch,... rồi bấm chọn Xong để thêm sản phẩm vào đơn đặt hàng.
• Bước 3: Bấm vào Khách lẻ để tìm kiếm hay thêm mới khách hàng.
• Bước 4: Bạn có thể điều chỉnh số lượng, giá bán, thêm ghi chú bằng cách nhấn vào từng dòng sản phẩm.
• Bước 5: Bấm nút Đặt hàng, nhập số tiền khách đặt cọc nếu có và chọn Hoàn thành.

4.3.2. Tích hợp với hãng vận chuyển

Để tích hợp công ty vận chuyển vào phần mềm trên máy tính, bạn thực hiện như sau: 

• Bước 1: Vào trang Thiết lập, chọn Tiện ích.
• Bước 2: Bật nút xanh tính năng Quản lý giao hàng và chọn Xem chi tiết. 
• Bước 3: Tích chọn Kích hoạt cổng vận chuyển KiotViet, rồi điền các thông tin như tên người gửi, số điện thoại nhận OTP, email.
• Bước 4: Bạn có thể thiết lập thêm một số tính năng nâng cao như đối soát nhanh, xuất hóa đơn,... Sau đó bấm chọn Lưu. 

Cách tích hợp hãng vận chuyển trên điện thoại gồm các bước sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng KiotViet, vào mục Thanh toán để bật nút xanh Giao hàng.
• Bước 2: Điền thông tin người nhận, địa chỉ, trọng lượng sản phẩm.
• Bước 3: Nhấn vào mục Chọn dịch vụ vận chuyển, ứng dụng sẽ gợi ý các dịch vụ và cước phí phù hợp.
• Bước 4: Bạn chọn dịch vụ vận chuyển và bấm Lưu, Hoàn thành hóa đơn.

Xem thêm: Gợi ý phần mềm quản lý giao hàng hiệu quả hiện nay

4.3.3. Tra cứu sản phẩm

Dưới đây là cách tra cứu sản phẩm trên máy tính:

• Bước 1: Nhập tên/mã hàng hoặc dùng máy quét mã vạch để hệ thống thêm hàng hóa vào đơn.
• Bước 2: Bấm chọn Hình ảnh trực quan hoặc danh sách hàng hóa yêu thích để hiển thị nổi bật.
• Bước 3: Lọc danh sách theo nhóm hàng hoặc thuộc tính (màu sắc, kích cỡ,...) và bấm Xong để hiển thị các sản phẩm phù hợp.

Bạn có thể thao tác tìm kiếm sản phẩm trên điện thoại như sau:

• Bước 1: Vào ứng dụng, chọn menu Bán hàng và chọn Bán hàng. 
• Bước 2: Tìm và chọn sản phẩm bằng cách nhập tên/mã hàng vào ô tìm kiếm, quét mã vạch sản phẩm hoặc lọc theo nhóm hàng, thuộc tính.
• Bước 3: Để thêm nhiều sản phẩm vào đơn hàng, bạn có thể bật chế độ chọn nhiều và bấm Xong là hoàn thành. 

4.3.4. Thanh toán

Các bước thanh toán trên máy tính phần mềm KiotViet như sau:

Đối với thanh toán 1 phương thức: 

• Bước 1: Nhập số tiền khách cần trả vào ô Khách thanh toán. Tiếp tục bấm chọn phương thức thanh toán là tiền mặt, chuyển khoản, thẻ,...
• Bước 2: Hệ thống tính tiền thừa trả khách nếu có. Sau đó bạn nhấn nút Thanh toán để hoàn thành giao dịch. 

Đối với thanh toán đa phương thức:

• Bước 1: Ở trang thanh toán, bạn chọn biểu tượng đa phương thức (3 dấu chấm xếp dọc).
• Bước 2: Nhập số tiền tương ứng cho từng phương thức thanh toán, bấm Xong và chọn Thanh toán. 

Cách thanh toán trên điện thoại gồm các bước sau đây:

• Bước 1: Chọn Thanh toán sau khi thêm hàng hóa vào đơn.
• Bước 2: Nhập số tiền khách trả và chọn phương thức (với thanh toán 1 phương thức) hoặc bấm vào biểu tượng 3 dấu chấm xếp dọc để nhập số tiền phù hợp với các hình thức (với thanh toán đa phương thức). 
• Bước 3: Bấm Hoàn thành kết thúc giao dịch. 

Bài viết trên là các thông tin chi tiết về phần mềm KiotViet và cách sử dụng. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm chuyên dụng để quản lý bán hàng toàn diện, nhanh và chính xác thì có thể thử ngay KiotViet nhé. 

Nguồn tham khảo:

Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất KiotViet https://www.kiotviet.vn/

Bài viết liên quan:

• Các phần mềm quản lý cửa hàng sơn miễn phí, dễ sử dụng
• Vì sao nên sử dụng phần mềm bán hàng vật liệu xây dựng?
• Lợi ích khi dùng phần mềm bán hàng tạp hóa